拒絕信怎麼寫？（附有範例） - 哈佛商業評論

《哈佛商業評論》英文版資深編輯。

本篇文章主題商業寫作. 追蹤主題 ... HBR導師講座 抗疫管理最前線NEW 最新文章 主題分類 職場新手進修 台灣CEO100強 數位封面故事 雜誌 書籍 影音 HBR個案研究 精選專題 觀念圖解數位版訂戶專屬 管理地圖 最新出版 2021年12月號 免費閱讀 會員登入免費看更多 訂閱數位版首月暢讀60元  首頁 / 數位版文章/ 拒絕信怎麼寫？（附有範例） 商業寫作 拒絕信怎麼寫？（附有範例） WritingaRejectionLetter(withSamples) 莎拉．葛林．卡麥可SarahGreenCarmichael 數位版文章 ｜ 2016/10/20 瀏覽人數：224761 收藏 分享 "拒絕信怎麼寫？（附有範例）" URL Facebook 分享至Facebook 字放大 字縮小 學會寫清楚明確的拒絕信有幾個好處，其中之一就是，能夠促使你想清楚你對別人的要求是什麼，以及自己服務的組織真正需要的是什麼。

基本的拒絕信通常由四大部分組成：表示感謝、告知不採用、提出主要理由、給予希望。

我有一位做古董估價的朋友，他做的大概就是估算一下，你祖母拿來放鉛筆的那個中國古花瓶值多少錢，以及你阿姨的那些銀製小擺設價值多少。

他告訴我，他工作當中最困難、他最害怕面對的部分，就是怎麼告訴別人，他們視若珍寶的東西根本不值錢。

我完全能夠體會。

每次有人把自己的想法、研究或作品投稿到《哈佛商業評論》，但我得告訴他們作品還不夠好的時候，我也會有這種感覺。

拒絕信對誰來說都不好寫。

不管是要告知應徵者沒進入下一輪，告知創業者你不打算投資，或是告知供應商不再需要他的服務，我們都很不願意寫這類電子郵件。

寫這種信讓人不開心，因此有太多人就拖著遲遲不動筆，或者根本不寫，用沉默來表達。

但這是放棄大好良機（而且也不禮貌）。

拒絕別人雖然令人感到痛苦，但還是有好處。

例如，歐洲管理和技術學院（ESMT）的萊納斯．達蘭德（LinusDahlander）與歐洲工商管理學院（INSEAD）的海寧．皮耶祖卡（HenningPiezunka）所做的研究發現，如果企業願意花時間清楚說明，為何不採用群眾外包所得到的構想（而不只是消極地不處理），這麼做不僅能提升外界所提意見的品質，也能讓外部群眾更願意參與。

我在《哈佛商業評論》工作的這十年間，拒絕了數千個構想、投稿和草稿，我從當中學到了，很快回覆不採納，勝於拖了很長時間不給對方明確答覆。

如何寫一封基本的拒絕信要寫出好的拒絕信，需要花時間，特別是剛開始的時候。

然而，學會寫清楚明確的拒絕信有幾個好處，其中之一就是，能夠促使你想清楚你對別人的要求是什麼，以及自己服務的組織真正需要的是什麼。

舉例來說，我為《哈佛商業評論》所寫的拒絕信可分為五類：內容太廣泛（因而對讀者不是很有用）；與已刊出內容重複太多；用了太多專業術語；太過於自我推銷；沒有足夠的證據或專業來支持文章論點。

知道這些之後，我們就能整理出一套準則給潛在的作者，鼓勵他們避開這些常見問題。

此外，拒絕信不必太長，也不必巨細靡遺地說明拒絕的理由。

如果你與對方並不熟（從來沒見過面，或者只有往來過幾封電子郵件），整封信可能幾行就已足夠。

我回顧自己寄過的拒絕信，發現通常有個十分簡單的格式：1.表示感謝。

2.告知不採用。

3.提出主要理由。

4.給予希望。

舉例來說：如果我要告知壞消息的那個人，曾來求職並接受過我的面談，我就會稍加調整，但基本格式仍然相同：如果你認為根本不可能在信末給對方任何希望，就斷絕他的希望。

正如喬瑟琳．葛蕾（JocelynGlei）在她的電子郵件寫作指南《取消訂閱》（Unsubscribe）當中指出的：「不要講任何會使收信人誤以為還有希望的話。

雖然如此斬釘截鐵似乎有點殘忍，但如果為了『減輕打擊』而多說無謂的話，只會造成虛假的希望。

把話說明白，然後簽名結束就好了。

」假的希望比沒有希望更為殘忍。

給人虛假的希望，只是鼓勵對方浪費更多時間，也浪費了你的時間。

如果你覺得明確拒絕實在太過冷酷，不妨在信末再說一次感謝。

下面這個例子是給供應商的拒絕信：如何寫一封詳細的拒絕信但有時候，提案內容（或求職者）其實已經很接近你要求的條件，而你希望未來還有合作可能，或是想保持聯絡，該怎麼寫？對於這些情況，前面幾封信的寫法可能太過冷酷，意思也不夠清楚。

如果必須拒絕一些自己其實想鼓勵的人，我的回信會採取類似格式，但會更詳細說明拒絕的理由，也會更明確鼓勵對方繼續嘗試。

（在上面提過的研究中，達蘭德和皮耶祖卡發現，如果清楚解釋為何拒絕某個想法，就能讓拒絕帶來正面影響，例如提升動機、提高構想的品質。

）我也常常會用提問來結尾，以表達我是真心有興趣，而不只是為了安慰，而提出空洞的承諾。

舉例來說：至於對求職者，也許可以這樣寫：如果是給供應商的信：愈詳細說明拒絕某事或某人的理由，就能提供對方愈多資訊。

被拒絕的人如果夠聰明，就能好好運用這些資訊，以便下次提出更好的提案。

我回絕過的人當中，曾有少數幾位表示感謝我寫的拒絕信；因為我提供了具體、明確的回饋意見，讓他們能夠在未來提出更好的提案。

這件事提醒我們，雖然大多數人害怕批評別人，但收到批評意見的人，的確會重視那些意見。

自己不同意拒絕的決定，但不得不寫拒絕信有時候，你不認同拒絕的決定，但必須通知對方這個決定，此時下筆就特別困難。

例如，其他人都對某個求職者沒有太好印象，只有你努力為他爭取，或者，高階主管委員會認為某家供應商的價格太高，但你努力為它說話。

我也曾經努力為某些文章說話，但其他編輯覺得還未達到刊登的條件。

這種感覺並不好。

這種時候，你會很想把責任推給他人，像是「已經有人決定，我們不會繼續這項方案」，或是「公司高層決定要走另一個方向」。

但請不要這麼做。

用這種方式，被拒絕的人也不會覺得比較好過，而且這種寫法還有損你身為決策者的權威。

如果要由你發出拒絕信，你就應承擔起拒絕的責任。

你可以說：「經過多次討論和斟酌，我們決定…」或是「這是一個很困難的決定，但我們最後決定要…」，但重點是要說「我們」，而不是「他們」。

在拒絕信中，如果你把責任推給別人，就很難提出有用的回饋意見，也會讓人覺得你的企業內部各自為政，或者爭議不斷，因而降低對方未來與你合作的意願。

在經歷多次來回修改之後，還是得寫拒絕信另一種非常難以下筆的拒絕信，就是雙方都已經投入大量時間和心力來修改，但仍功虧一簣。

雖然已經投入許多心力，但還是得就此停損，進行其他工作。

有些時候，這種消息最好是打電話說明，請自行判斷。

但如果你決定要寫電子郵件，不妨簡短表達。

通常到了這個時候，你和對方已經花了許多時間討論這個專案或文章的問題，對方應該已經知道你拒絕的原因；你只需要簡單重述即可。

以下就是一個例子：若要傳達這種很難傳達的訊息，我還會做另一件事，那就是與被拒絕的人站在同一邊：我們已經誠心努力過，但我們還是失敗了。

這並不只是講場面話；如果你拒絕的是某件自己也參與很深的事情，那麼你確實也該負起部分的失敗責任。

（這也可能表示你其實應該更早喊停，這樣對雙方的傷害都較少。

）傳達壞消息很困難，而在不同的企業或文化當中，以上的例子可能聽起來太過嚴厲，或者也可能太過溫和。

請依據所處情境及文化，來決定採用什麼表達方式。

但請記得：不要只是為了安慰而安慰。

虛假的和善，只會給人虛假的希望，而這絕非真正的和善表現。

（林俊宏譯） 莎拉．葛林．卡麥可SarahGreenCarmichael《哈佛商業評論》英文版資深編輯。

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