英文Email怎麼寫: 18個超實用小技巧，跟著寫無煩惱！ - FluentU

如何用英文寫3種常見的Email？ · 禮貌：你不需要使用正式語言，但你會想要表現禮貌和友善。

· 問候：一開始的問候語，使用 “Dear [名字]”是很常見的。

· 結尾 ... Home»Uncategorized»英文Email怎麼寫:18個超實用小技巧，跟著寫無煩惱！ ByRyanSitzmanandianlee Lastupdated: December24,2018 英文Email怎麼寫:18個超實用小技巧，跟著寫無煩惱！ 這些年來網路發生了很大的變化。

從MySpace到Facebook再從AskJeeves到Google，很多舊網站消失而新網站又再出現。

但隨著apps、手機和社群媒體的成長，有一件不變的事：email。

擁有一個電子郵件地址是必要的，而人們幾乎每一天都會寄email。

這也就是為什麼用英文寫一封清楚的email是很重要的技能。

可以幫助你找到一份工作、交朋友、融入大學生活等等。

如果這是你第一次用英文寫email，那麼建議你先參考給初學者的指南。

繼續閱讀這篇文章，會介紹關於email文化有用的小技巧，學習如何架構你的email，並且提供範例給你參考。

你準備好了嗎？ 如何用英文寫Email:18個小撇步和3個範例 Download: ThisblogpostisavailableasaconvenientandportablePDFthatyou cantakeanywhere. Clickheretogetacopy.(Download) TryFluentUforFREE! 用英文撰寫Email的基本概念 1.確保有發email的必要性 就像本節大部分的小撇步一樣，這似乎是最基本的一點。

但很多時候我們都忘了顯而易見的事。

所以問問你自己，有沒有更好更快的方法可以解決這個問題？很多人每天會收到數百封email，因此請確保在這情況下，email是最快速、最清楚和最有效的溝通方式。

舉例來說，如果你正在寫email給一位你很常見的同事或朋友，也許你可直接面對面跟他溝通。

或者你可以寄一封簡訊或打電話給他。

如果你決定寄email是最好的選擇，那在寄出之前請記得看看以下的小技巧。

2.使用不同的工作和私人email信箱 這可能不會適用於每一個人，但你可以照著做，會在很多方面幫助你。

很多公司會主動給你一個工作email，讓你在處理公事上使用。

如果是這樣的話，那問題就解決了。

將工作和私人的事務分開使用不同的email信箱。

如果你有工作的email信箱，可以幫助你讓email看起來更專業。

這對寫正式的email較有幫助，但對於寫給朋友就不見得這麼好了，所以這就是為什麼有兩個不同的email信箱比較實用。

而且如果你有分開的帳號，還可以幫助你平衡私人和工作生活。

3.要清楚、簡潔、有禮貌 同樣地，每天很多人都收到很多email。

如果你的eamil很令人困惑或非常長，那收件者可能不會立刻回覆你。

還有可能會忘記回覆甚至是直接刪除。

所以要確保快速地切入重點，但又要保持禮貌。

要像是論文一樣的對待一封email，只是要再短一點，你就可以掌握寫好email的技巧。

在論文中，你會有引言、解釋不同的重點然後最後做個總結。

老實說，這是我自己都很難做到的事。

我不會在email裡使用魯莽的字眼，但我的確比較困難保持”簡單清楚“，所以當我寫完一封email時，我會檢查並且試著減少20%的內文，因為通常恨多都是不必要的。

4.別在你有情緒的時候寫email 當你對一件事很沮喪或生氣的時候，會很想要寫一封苛薄的email，但是並不值得這麼做。

但你很生氣的時候，最好等到你冷靜下來後再寫email。

等個幾天比失去一份工作或摧毀一份友誼來得好，因為當你很生氣時，你很有可能會說一些很愚蠢的話。

5.使用短一點的句子 就像是第三點，這也是我會有的問題。

我會寫很長很複雜的句子，但通常又會讓閱讀者很困惑。

尤其是對於不是英文母語人士的收件者。

我在哥斯大黎加教英文，而西班牙文很容易會有含很多逗號和比較長的句子。

會容易令人感到困惑，特別是當你將這些想法翻譯成英文的時候。

所以有一個方法：寫短一點的句子。

如果你寫短一點、清晰一點的句子，那英文的風格也會不錯。

有些作家，像是ErnestHemingway，就是以寫短句為名。

如果你對於寫英文很熟悉，你可以使用長一點、更複雜的句子。

但如果你對寫英文很熟悉，你應該也不需要這些小技巧了！ 如果你想要清楚和正確的使用長一點的句子，FluentU是一個很好的資源，可以看到英文句子的不同構造方式。

FluentU使用真實世界的影片，並將它們轉換成個人化語言課程。

你可以找到很多有腳本敘述的影片。

而這種影片則很適合學習，如何使用句子表達較複雜或深入的想法。

6.避免轉寄或回覆所有人 email的“轉寄”這個選項一方面是好的一方面也是不好的。

可以將重要資訊快速的傳遞給一個新的人。

但是，若收件者並沒有正確地使用“轉寄”這個功能的話，也會令人很困擾（關於“回覆所有人”也是一樣的）。

如果你需要轉寄一封email，仔細檢查你要轉寄的內容是什麼。

在有些情況下，可能會是私人、保密或者不必要的。

如果是這樣的話，要將這些部分刪除。

同樣的，有些email會將有“Fwd”開頭的email過濾掉，甚至會將他們歸類為垃圾信件或無法傳遞。

若你選擇”回覆全部人“，要看仔細有哪些收件人會收到你的email。

有些人可能不需要收到你的訊息。

收到主旨跟你沒關的信件會讓人感到很受挫。

7.使用拼字檢查器 很多email都有這個選項，確保你在寄出信件前先使用它。

如果你的email並沒有支援英文的拼字檢查，你可以增加擴充功能像是Grammarly 到你的瀏覽器，然後在你寫任何東西的時候都使用它。

要獲得最準確版本的Grammarly，你需要加入GrammarlyPremium，它會幫你標記和更正進階的英文錯誤。

8.留意簽名檔 很多人會放很酷或很好玩的簽名檔在email底部。

他們通常會提供聯絡方式，像是電子郵件地址或電話號碼。

這會是很有用的資訊，但如果你的email被轉寄了（見第五點），那麼這資訊可能會讓你不知道的人知道了，甚至是讓你不想要有這些資訊的人知道。

此外，當你和另一個人來來回回寄了很多封email，可能每次都會包含你的簽名檔，而這email鏈就會越來越長。

所以在某些email可以不用包含你的簽名檔。

或者試著將你的簽名檔保持簡單，不要包括你的私人資訊。

9.如果可以，讓一個英文母語人士看過你的email 如果你認識任何英文母語人士，或有任何朋友英文講得很好，你可能會想要讓他們在你將email寄出前先看過一次。

尤其是當你要寄一些很重要的東西的時候。

如果你正在上英文課，你可以請你的老師過目你的email，但請務必仔細詢問並說“請”！ 10.在寄出之前親自瀏覽自己的email 若無法找到母語人士來檢查你的email。

在這樣的情況下，閱讀自己的email也是很有用的。

也可以同時幫助你的英文。

試著大聲地朗讀內文。

第一，這會幫助你的發音。

第二，可以幫你看到和聽到文法錯誤。

同時還會幫助你了解你email的流暢度。

如果太長或太複雜，無法大聲朗讀，那你應該要將email改得更簡短和更清楚一點。

11.仔細檢查所有人的電子郵件地址 就像我之前提到的，我住在哥斯大黎加。

通常很多人都會有一樣的姓氏。

有點像是在美國的“Smith”或“Johnson”。

甚至同時有幾個同名同姓的學生，而我卻不小心寄email給有類似名字的人。

所以要仔細檢查電子郵件地址以防萬一。

用堅強的架構寫英文email的技巧 在你按照上一節的技巧後，你需要實際的寫一封eamil。

那你會怎麼做？ 這裡有一個適用於電子郵件特定的架構，如以下幾點所示： 12.好好使用主旨欄 令人驚訝的是，很多人竟然並不會使用主旨欄。

重要的是要將信件的主旨具體的表達。

舉例來說，不要只寫“問題”。

要更具體的寫，像是”關於星期五會議的行程問題“。

這樣收件者才能在開啟信件之前，立刻知道你的email是關於什麼。

13.從適當的問候開始 從某種形式的問候開始是最禮貌的。

如果你跟這個人很熟，並且是一封非正式的email，那你可以“Hey[名字]”為開頭。

你也可以用“Hi[名字]”或“Hello[名字]”這樣的說法。

如果你不知道那個人的姓名（像是你寫信給客服人員），可以用“ToWhomItMayConcern”稱呼。

在問候之後，你通常應該使用一個逗號。

根據很多網站，像是BusinessWriting，建議你應該在私人email或信件的問候後面使用一個逗號，而在商務或正式email或信件則使用冒號。

但實際上，若你記不得規則，只要記得使用逗號就可以了。

14.注意標點符號的使用 請記得在每個句子的開頭使用大寫字母。

並且在每個句子的結尾使用句點或其他適合的標點符號。

雖然這只是小細節，但卻可以幫助你營造正面的印象。

15.考慮在哪裡放“閒聊” 如果你認識你要寫信的對象，你可能會想要加入一些“閒聊”在email裡。

可以是詢問關於家人、共同朋友或者是你們都感興趣的活動。

但是要放在哪裏以及要怎麼包含在email裡呢？ 就我個人而言，我喜歡將這樣的資訊放在“工作”內容之後。

如果我是有事相求，我偏好先提這個請求，然後再開始閒聊。

其他人可能比較喜歡先開始閒聊，所以如果你知道收件者的習性，你可能會想要調整一下順序。

16.清楚你的目的是什麼 在你撰寫時，請專注在這封email的目的。

如果你要問一個問題，那這就應該是你這封email的重點。

如果是向他人請求，那應該要很清楚的表達你需要什麼，以及收件者可以如何幫助你。

想像你是收件者：你是否會在收到email後立刻知道你該怎麼做？ 17.在段落之間加上空行 如果你不這樣做，你會得到一大段的文字。

只要在段落之間點擊“Return/Enter”鍵兩次。

就可以讓email變得更容易閱讀。

18.使用一個適當的結尾 你可以在以下文章找到一些範例，但請確保它是一個適合你email的目的的結尾。

也就是說，如果你是寫信給你的老闆，就不要以“Love,Ryan”為結尾。

同樣地，如果你是寫給你的奶奶謝謝她的給你的生日禮物，那也不要以“Sincerely,RyanSitzman”為結尾。

現在，我們來將以上這些小技巧付諸實踐吧！ 如何用英文寫3種常見的Email？ 在我們開始之前有一件事要提醒：就像我在前面提到的，如果你在寫一個非常重要的email，例如，你正在申請一間大學或者你需要在某人過世後表示慰問，那你就應該要請一位母語人士幫你閱讀你的email。

1.一封私人email：第一次介紹自己 很多人都還是會寫正式的商務email，但現在並沒有什麼理由要寫一封私人email。

很多的溝通都是透過線上即時通訊軟體，像是apps、簡訊或其他形式。

但是在某些情況下，學生還是會需要用英文寫一封私人email。

私人email的一般規則： 禮貌：你不需要使用正式語言，但你會想要表現禮貌和友善。

所以如果你提出任何請求，一定要有禮貌。

例如，不要說“Writemeback”，試著用 “Ifyouhaveachance,I’dlovetohearbackfromyou”或 “Pleasewritebackwhenyouhaveachance”。

問候：一開始的問候語，使用 “Dear[名字]”是很常見的。

結尾：在結尾說再見，請用像是“Thanks”或“Seeyousoon!”。

或者是簡短的句子像是“I’mreallylookingforwardtomeetingyouinperson”。

要記得留下你的名字，即使是已經包含在你的簽名檔裡了。

隨意性：這類型的email，你可能會包含一些玩笑或是非正式的意見。

不論如何，還是要小心email的語調，特別是當你跟收件者不熟的時候。

私人email的範本： 在這個例子中，我們假設你要到美國、加拿大或其他英語系國家旅行。

當你到了那邊，你會待在一個寄宿家庭裡。

而你需要在與他們見面之前先自我介紹。

DearSmithFamily, Hello,mynameisJohn.Ireceivedaconfirmationletterfromtheexchangeorganizationtoday.ItsaidI’llbestayingwithyoufortwomonthslaterthisyear.Iwantedtointroducemyselfsoyoucanknowabitmoreaboutme. I’m18yearsold.Ilikelisteningtorockmusic,playingbasketballandreadingcomicbooks.Iwillgraduatefromhighschoollaterthisyear,andIhopetogotocollegenextyear.I’venevertraveledoutsideofmycountry,someetingyouandvisitingyourcountrywillbeanexciting,newexperienceforme!  I’dalsoliketoknowmoreaboutyou,soifyouhaveachance,pleasewritebackatthisemailaddress.Ifyouhaveanyquestionsforme,I’dbehappytoanswerthem. Thanksagainforagreeingtohostme—I’mveryexcitedtomeetyouinperson! John   親愛的史密斯一家人： 你好，我的名字是約翰。

我今天收到一封來自交換組織的確認信。

今年我會和你們相處兩個月。

我想要向你們自我介紹。

我今年18歲。

我喜歡聽搖滾樂、打籃球和看漫畫。

我今年會從高中畢業，我希望明天可以上大學。

我從來沒有出過國，所以很興奮可以見到你們並且拜訪你們的國家，對我來說這是一個全新的體驗。

我希望可以多認識你們一點，所以如果你們有空，麻煩請回覆我。

若對我有任何問題，我也會樂意地回覆你們。

再次的感謝你們願意招待我，我很期待可以和你們見面！ 約翰 2.半正式的email：預約或會議的請求 這是一個非常常見的email類型，尤其如果你是一位學生。

你可能會需要寫給你的老師預約與他的會議。

半正式email的一般規則： 長度：同樣地，保持簡短。

特別是當你試著幫很多人找一個共同時間，你可以會需要來往幾封email。

所以盡量保持簡短和清楚。

尊重： 記住你是在向收件者作出請求，所以要保持尊重而不是要求。

問候：使用正式或半正式的問候語。

你還是可以使用“Dear~”，但不要包括收件人的名字，使用他們的尊稱（Mr.,Mrs.,Ms.,Dr.,Prof. etc）和姓氏。

結尾： 根據不同的目的，你可以使用半正式的結尾，像是“Thanks,”、“Hopetohearfromyousoon”或者“Thanksinadvance.”。

如果這個人是你已經見過面的，你就可以使用比較不那麼正式的用語，像是“Haveagreatweekend”。

具體性：如果你要求特定的某一天，那應該要非常清楚的講明是哪一天/日期和時間。

試著提供不同的選擇。

這樣如果你的第一選擇不行，你的收件者就會有其他的日期/時間可以選擇。

以下為半正式email的範本: DearProfessorSmith, IreallyenjoyedyourIntroductiontoWritingCourse,andIwasinterestedincontinuingbytakingtheAdvancedWritingCoursenextsemester.I’dliketomeetwithyoutoaskafewquestionsaboutthecourse,andalso togetmoreinformationabout the scholarshipforinternationalstudents. Woulditbepossibletomeetwithyouatyourofficesometimenextweek?I’mavailableduringyourregularofficehoursonMondayandWednesday(2-5p.m.),butifyou’rebusyonthosedays,IcouldalsomeetanytimeonTuesdayoronFridayafternoon.Pleaseletmeknowwhatdayandtimewouldworkbestforyou. Thanksverymuchforyourtimeandhelp! JohnJohnson   親愛的史密斯教授： 我很喜歡你的寫作概論課程，我也很希望可以繼續上下學期的進階寫作課程。

我希望可以和你見面詢問幾個關於課程的問題，還有關於國際學生的獎學金資訊。

想知道下週是否可以跟你在你的辦公室見面？星期一和星期三下午兩點到五點，我都有空，但如果你這幾天都很忙，我可以在星期二或星期五下午跟你見面。

請讓我知道什麼時候你比較方便？ 謝謝你的時間和幫助！ 約翰強生 3.正式email：關於一個產品的問題 不幸的是，我經常得寫關於這樣問題的email。

我說不幸是因為當產品出現問題總是令人很沮喪。

和客服人員溝通也會是一件很令人頭痛的事。

但是一封清楚、有禮貌的email應該可以幫助你快一點解決你的問題。

正式email的一般規則： 禮貌： 同樣的，要有禮貌。

記得客服人員應該每天會收到很多抱怨email。

客服人員也是人，要記得給予一些耐心和同情心。

禮節：避免開玩笑、使用俚語或者是說一些不正式的事。

具體性： 清楚地包含任何有關的細節。

請求： 說明你期望的結果或回應。

這也稱為讓你的email“可行動的”。

例如，如果你的產品壞掉了，你想要求一個新的或是退款。

所以說明清楚你的請求。

問候： 一個常見的問候語是“ToWhomItMayConcern,”，因為你可能不認識或不知道收件者是誰。

但如果你知道收件者的名字，你可以使用“Dear[稱謂][姓氏]”，就像是半正式的範例一樣。

如果這些看起來太正式，你可能可以試試看像是“GoodMorning/Afternoon/Evening”。

這可以讓你看起來比較友善，並且讓收件者更容易接受你的抱怨或問題。

結尾： 為了說再見，一個簡單的“Sincerely”是最好的。

但如果是比較不正式的公司或者你已經和他們聯絡過了，你可以只說”thanks“就可以了。

範例： 除了請英文母語人士檢查你的email之外，最好搜尋你要寫的email類型的範例。

網路上有很多不同的範例，可以找到一個指引你方向的範本。

以下為正式email的範本： ToWhomItMayConcern, Irecentlyboughtatoasterfromyourcompany,butunfortunatelyitappearsthattheheatingelementisn’tworkingcorrectly. Forreference,themodelnumberisTOS-577,andIboughtitonMay1,2016attheToasterEmporiuminNewYorkCity.Ireturnedthetoastertothestore,buttheysaidIshouldcontactyoubecausethemodelhadbeenan“open-box”discontinuedmodel.Becauseofthat,theyweren’tabletoofferarefundorexchange. IcanunderstandtheToasterEmporium’sposition,butthetoastershouldn’thavebrokensosoon.Itisstillcoveredunderyourcompany’sone-yearwarranty,soIwouldliketoexchangethetoasterforaworkingmodel.Ifthatisn’tpossibleIwouldliketoreceive arefund.PleaseletmeknowwhatstepsIneedtotake forthistohappen. Thanksverymuchforyourhelpwiththissituation. Sincerely, JohnJohnson 致相關人士： 最近我從你們公司購買了一個吐司機，但很不幸的加熱的零件似乎壞掉了。

這個型號為TOS-577，我在五月一號時在百貨公司購買的。

我將吐司機退回店上，但他們說我必須和你們聯絡，因為這個型號已經不再生產了。

所以他們沒有辦法提供退貨或退款。

我可以理解百貨公司的立場，但吐司機不應該這麼快就壞掉。

這還在一年的保固時間內，所以我想要換一個還可用的型號。

如果不能換貨的話，那我希望可以退款。

請讓我知道我還需要提供什麼資訊給你們。

非常感謝你們的幫忙。

誠摯地 約翰強生 如果你可以將這些小技巧牢記在心，就不用再害怕用英文寫email了。

如果你想要知道更多用英文寫email和寫作的小撇步，你可以參考Inklyo這個網站。

這個網站上有關於英文寫作的課程和書籍，甚至有特殊教材可以教你如何用英文把email寫好！ 祝你寫作愉快！ RyanSitzman在哥斯大黎加教英文和德文。

對於學習、咖啡、旅遊、語言、寫作、攝影、書籍和電影有興趣。

你可以透過他的網站SitzmanABC認識他。

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