【一人公司/微型企業篇】先從按時記帳和收集憑證開始 - Medium

【一人公司/微型企業篇】先從按時記帳和收集憑證開始，就能輕鬆搞定財務管理. Kelly Lin. Follow. NexTrek-Blog關於NexTrek記帳知識活動現場時事隨談行業特色專題企劃NexTrek官方網站【一人公司/微型企業篇】先從按時記帳和收集憑證開始，就能輕鬆搞定財務管理KellyLinFollowJan22,2020·4minread對於一人公司的老闆來說，創立的初期常常需要校長兼撞鐘一肩扛起責任，一旦手上的專案金額越來越大，各種所得項目增多，加上交易的對象相對變得多元，財務金流管理、記帳和報稅的處理壓力，總會讓經營者怯步。

在一開始營運時，創業的資金和人力有限，能夠讓自己先活下來是重要關鍵，投入專業以取得客戶和投資者的信任，並確實訂下規則，節省運作的時間和流程才能讓你專注於核心的目標經營。

那麼，與自己的獲利和生活品質息息相關的財務管理，則是不得不面對的重要課題，「創業很辛苦，而記帳和財務管理很麻煩！」我想是多數小資創業者的心聲，作者井之上陽一在《一人開公司也能搞定的財務管理實務》一書中提出如何將繁複的記帳和報稅工作簡化成以下三步驟，並利用電腦的軟體工具確實記錄，能節省經營者的時間，也更能幫助自己的公司真正獲利。

三大記帳原則1.收集：盡可能搜集憑證，索取發票和收據，不要在一開始就先設想這些花費項目能否報帳。

2.記錄：設定每周固定時間用雲端會計軟體歸檔記帳，並妥善保管資料最少五到十年，以供日後查稅。

3.檢查：花時間仔細檢查，找出其中錯誤的數字或異常數值。

使用雲端記帳軟體與EXCEL工具的主要差異掌握以上三大記帳原則後，經營者還能如何善用NexTrek雲端記帳軟體的五大重要功能，來方便管理財務和記帳呢？1.快速輸入建立和記錄多筆交易當你有多筆相似的交易內容（如每個月固定要支付的款項）要輸入時，這項「快速輸入」的功能就很實用，最多可一次建立20筆交易；快速鍵入第一筆交易後，再透過「複製交易」的功能鍵，連續複製幾筆交易記錄，再分別更改日期即可。

2.一次輸入憑證發票號碼和上傳附件辛苦蒐集了憑證的發票和收據，到要記帳時還要一個個細分並輸入，萬一重複入帳後還要逐一修改，想到就累人！這時候，你就能利用NexTrek的上傳附件檔案或輸入發票號碼的功能，簡單核對交易記錄與憑證，省時省力。

3.電子支付管道的記帳運用越來越多的數位銀行、電子支付、電子票證和行動支付工具等選擇，連企業本身也提供了多元化的各種支付收款方式給客戶，快速方便之餘還能協助統整交易明細。

除了電子的交易明細外，有些單據的蒐集也是免不了，利用NexTrek記帳軟體在資金帳戶的「現金」項目中建立「OO支付」，來彙整並清楚呈現金流記錄。

4.一次查詢比對收支原因和資金帳戶在一目了然的交易列表中，可針對「收支原因」（會計項目）、「資金帳戶」和「交易對象」點選連結，做細項的查詢和交叉比對，方便管理調閱。

5.善用【標籤】和【建立交易對象】來管理金流記帳最重要的關鍵就在於掌握資金的流向，無論是應付款還是應收款，不同的專案同時進行，請款日和付款日也都不同，在財務管理上就需要特別清楚記錄，不僅方便日後查帳，催款時才知道要找誰請款。

在NexTrek的內建功能中已初步區分為「客戶」、「供應商」及「員工」這三類交易對象，個別新增每筆交易，也能再透過【標籤】的功能來細分管理的部門和專案，以方便在列表中篩選和分類檢視。

更多資訊：官網免費試用：https://www.nextrek.co/NexTrek幫助中心：https://help.nextrek.co/FaceBook：https://www.facebook.com/NexTrek.co/近期教學活動：https://lihi.cc/sWbJf/mediumNexTrek-BlogNexTrek…雲端工具新創公司會計軟體微型企業專題企劃NexTrek-BlogNexTrek致力打造簡單易用的雲端記帳與金流管理工具，即時產出管理所需的資訊與圖表，使團隊能全心專注於產品創新與商業經營。

WrittenbyKellyLinFollow真心相信力量始於正確的想法和意念，通往幸福的路是掌握在自己的手上，而持續寫作是為了與世界交流，並帶來正面的力量。

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