職場英語信件攻略》邀請函這樣寫讓客戶開心赴約

無論你是要代表公司、發送邀請函請合作對象賞臉參加活動，或只是家庭小聚會、邀請親朋好友同樂，都來看看如何用英文寫出簡單禮貌的邀請函，讓邀請對象 ... 點閱次數： 6,761 （來源／Pexels；攝影師／RomanKoval） 本周五就是歐美的重要節日──耶誕節，不少台灣人也會選在此時舉辦派對，歡慶一年的結束、準備迎向新的開始。

無論你是要代表公司、發送邀請函請合作對象賞臉參加活動，或只是家庭小聚會、邀請親朋好友同樂，都來看看如何用英文寫出簡單禮貌的邀請函，讓邀請對象開心赴約。

InvitationA From:[email protected] To:[email protected] Date:February2 Subject:InvitationtotheSansoeventonMay4 Dear⑤Mr.Cao, ①I’mwritingonbehalfofDanaSmith,SalesDirectorforSansoEngineering.②WewouldliketoinviteyoutoourSansoeventonWednesday,May4from12pmto6pm,followedbydinner,attheSunshineHotel,Taipei. Attheevent,wearepresentingournewestproductstoourmajorcustomersandpartners.③Itwillbeanopportunityforyoutomeetandtalktoourtopengineersanddesigners. Pleaseattachedanagendaforthedayandthevenue.④WehopeyouareabletoattendandwelookforwardtomeetingyouonMay4. ⑤Yourssincerely, ⑤JassonGavin   InvitationB From:[email protected] To:[email protected] Date:February2 Subject:InvitationtotheSansoeventonMay4 ⑨DearHenry, ⑥Danaaskedmetowritetoyou.OnMay4,weareorganizingaSansoeventforourmajorcustomersandpartnerstopresentourlatestproductsattheSunshineHotel,Taipei.Itstartsatnoonandtherewillbedinnerintheevening.⑦Areyoufreeonthisdate,andwouldyouandPaulliketocome? Theagendaforthedayandthelocationdetailsareattached.⑧IhopetoseeyouonMay4. ⑨Bestwishes, ⑨Jasson 我們來看看兩封email內容有何差異： 邀請函A的文字較有禮，可見Jasson與Mr.Cao這名客戶並不熟識，兩方可能有過一面之緣，但還沒有大量的業務往來，這次的活動或許是個很好的機會來開發新客戶，因此Jasson特地寫信邀請對方來參加這次的產品展示會，藉機介紹自家產品，希望促成未來合作契機。

1.I’mwritingonbehalfof~ 較為正式的開頭句「我代表……寫這封信給您」，通常若與對方初次通信，我們多用此句開頭，語氣正式，並且表明來意，讓對方一目了然。

且因為初次聯繫，主管的姓名和稱謂都完整告知，對方不用猜測，加速彼此溝通，這點相當重要。

2.wewouldliketoinviteyouto~ 此句表明邀請函的用意，後面活動細節，如日期、時間、地點、內容等基本訊息一次到位，簡單明瞭，這是商業書信的特色。

3.itwouldbeanopportunityforyouto~ 此句提供對方一個來參加的誘因，畢竟彼此還未合作，為了增加對方參加的意願，可以採用某些語句來吸引對方。

後面可以加上任何不定詞片語，內容目的在推銷公司。

寫信人可能認為公司的工程師和設計師業界公認很優秀，所以特地用這點來吸引閱信人的注意。

4.wehopeyouareabletoattend 結尾語氣較為正式「我們希望你能共襄盛舉」，而welookforwardto是常見email結尾句，用法注意後面只能加動名詞V-ing，因為to在此為介系詞的用法。

5.抬頭稱謂、結尾問候語和署名 DearMr.Cao：開頭稱謂尊敬，用姓而非名稱呼對方 Yourssincerely：這個是較為尊敬的結尾問候語，誠摯地邀請您 JassonGavin：寫信人的署名需全名，畢竟彼此不熟，若只說出名，怕對方誤會是其他同名者 邀請函B很顯然是認識的人的email寫法，內容輕鬆許多，較不拘束在禮節上面，簡單幾句表明邀請內容便結束。

6.Danaaskedmetowritetoyou. 這句開頭直接稱呼主管名字，可見彼此相對熟識，且直接用asksbtodosth的非正式詞彙，相對前封email採用的AiswritingonbehalfofB的用法簡單許多。

7.areyoufreeonthisdate 這句彷彿是邀請朋友週末出去玩般地隨性，可見彼此交情匪淺，少了客套的話術。

另外彼此似乎還有共同認識的人，因此順便邀請對方一起來，直接採用問句wouldyouandPaulliketocome，語氣較不正式。

8.IhopetoseeyouonMay4. 希望當天能看到你，簡單一句道出兩人的交情。

這句結尾簡潔有力，不需太多贅字，應該是彼此合作多年，已經建立相當的默契，這也並非是對方首次受邀參加活動，所以可以簡潔扼要。

9.抬頭稱謂、結尾問候語和署名 DearHenry：稱謂直呼對方名字 Bestwishes：最佳祝福，不正式的結尾問候語 Jasson：署名也是採用寫信人的名字 種種跡象皆告訴我們彼此關係熟悉，絕非初次聯繫。

【多益模擬試題】 DearMrs.Leonard, Inresponsetoyourrequestforinformationonthisyear’sScientificSociety’sConvention,Iampleasedtoconfirmthattheeventwillrunovertheweekendofthe30thand31stofJuly.Thevenueisunchangedfromlastyear,TheChesneyConferenceCenter;however,wewillbehostingsomeadditionalseminarsintheadjoiningfacility,TheChesneyParksHall. Thisyear,therewillbeanadditionaladministrationfeeof$5perpersonontopofthe$5entrancefee,whichgivesyoucompleteaccesstoallthevenues,facilitiesandevents.Donationsarealsoencouraged–theScienceSocietyisavoluntary,non-profitorganizationdedicatedtotheadvancementofscienceandtopromotingdiscussionwithinandbeyondthescientificcommunity. Parkingspaceswillbeatapremium,thereforeIstronglyadviseyoutobookinadvanceshouldyouwishtotravelbycar.Thereisafeeof$5perparkingspace.Itisnotrecommendedthatyoutravelbycarunlessyouhavebookedaspaceinadvance,asyoumaybeturnedawayatthegatesofthecomplex.Alternatively,youmaywishtotakethecomplimentaryshuttlebuswhichdepartsfromtheHaytonHotelinthecitycenteronthehour,everyhourbetween8a.m.and5p.m.onbothdays. Welookforwardtogreetingyouinpersonattheevent. Yourssincerely, JamesShaw 1.WhatisJamesShaw’smainreasonforwritingthisletter? (A)TonotifyMrs.Leonardoftheupcomingconvention. (B)ToprovideMrs.Leonardwiththeinformationsherequested. (C)ToencourageMrs.Leonardtoattendtheconvention. (D)ToprovideMrs.Leonardwithdetailsonhowtogettotheconvention. 2.Howmuchdoesitcosttoattendtheconventionifyouwantparking? (A)Nothing,thoughdonationsarewelcome. (B)$5perperson. (C)$10intotal. (D)$15intotal. 解析： 1.正解為(B)。

本題詢問「JamesShaw寫這封信的目的為何？」一般來說，英文書信開頭便會開宗明義說明信件主旨，因此我們可以直接看第一段開頭Inresponsetoyourrequestforinformationonthisyear’sScientificSociety’sConvention（為了回應您針對今年科學協會會議資訊提出的請求），故答案應選(B)。

2.正解為(D)。

本題詢問「若是需要停車位，總體費用多少？」首先第二段提到therewillbeanadditionaladministrationfeeof$5perpersonontopofthe$5entrancefee（每個人除了入場券費用5元外需另加5元的註冊費），這樣就共10元；再加上停車位，第三段提到Thereisafeeof$5perparkingspace（每個停車位費用5元），這樣一來，總共是15元，故答案為(D)。

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