用email「喬會議時間」是最笨的事！Google員工高效率工作法

一般公司開完會後，都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。

假設今天是由A負責打報告書，他必須先回到自己的座位上，打好紀錄後傳給B確認， ... 商周會員登入 × 啟動成功關鍵，隨時掌握商周.com最新資訊 提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動 接收通知 下次再說 已加入收藏 已取消收藏 焦點 焦點首頁 時事分析 封面故事 今日最新 大家都在看 國際 國際首頁 全球話題 趨勢中國 財經 財經首頁 產業動態 商業趨勢 焦點人物 投資理財 地產風雲 管理 管理首頁 創新策略 數位轉型 行銷密技 領導馭人 職場 職場首頁 職場修練 創業心法 心靈成長 英文學習 教育趨勢 ESG 精選特輯 alive 良醫健康網 Smart自學網 商周財富網 特別企劃 名家專欄 影音 Podcast《商周Bar》 數位閱讀 商周知識庫 商周共學圈 商周陪你讀 百大顧問團 關鍵100天CEO作戰室 聲音商學院 商周Store 紙本雜誌 電子雜誌 數位訂閱 暢銷圖書 商周CEO學院 領導學程 CEO社群 職場技能 青少年學習 企訓&專班合作 圓桌趨勢論壇 服務 會員中心 訂閱商周 客服中心 常見問題 活動總覽 加入我們 序號兌換 商周紅包 追蹤商周 下載App抽好禮 訂閱電子報 現正閱讀 用email「喬會議時間」是最笨的事！Google員工高效率工作法，節省90%時間 畫重點 段落筆記 新增筆記 「請稍等」英文別直接中翻英說pleasewaitaminute！一次掌握，常用的電話對談英文 0/500 不公開分類 公開分類 儲存 商周 職場 職場修練 職場|職場修練 用email「喬會議時間」是最笨的事！Google員工高效率工作法，節省90%時間 圖片來源：pixabay 撰文者：彼優特・菲利克斯・吉瓦奇PiotrFeliksGrzywacz 非讀BOOK 2018.04.11 2018/04/1116:18:57 電子郵件正一點一滴偷走你的時間！ 上班族每天都使用很多網路資源，其中有一個是Google員工「敬而遠之」的工具，你知道是什麼嗎？ 答案是「電子郵件」，很意外吧。

廣告 看到這裡一定有人心想：「怎麼可能？我每天都在用電子郵件耶，那是我不可或缺的上班工具。

」「沒有電子郵件我根本無法工作。

」 但仔細想想，你真的那麼喜歡電子郵件嗎？事實上，很多人都對電子郵件非常「不滿」—— 「整天回信就夠了，還讓不讓人上班啊？」「每天都有回不完的信⋯⋯」 這樣不是本末倒置嗎？廣告 相對的，Google員工非常擅長利用各種資源分攤工作，減少一來一回的繁瑣。

在這裡要傳授給大家Google員工的「工作秘訣」。

不用電子郵件，可節省九成時間？ 一般公司開完會後，都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。

假設今天是由A負責打報告書，他必須先回到自己的座位上，打好紀錄後傳給B確認，B看過後再傳給C，一個傳過一個，而A就只能苦苦地等檔案傳回他手上，完成之日遙遙無期⋯⋯ Google習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。

Google的會議室裡設有大螢幕。

他們的議事紀錄、書面資料不是由單人負責，而是開啟「Google文件」投影在大螢幕上，當場由所有成員合力編輯製作。

如果所有人都盯著自己的電腦看，就沒辦法好好討論了。

為了避免這個情形，他們將所有人的文件一次投影在螢幕上，讓大家看著螢幕集思廣益。

這麼一來，就可省去電子郵件一來一往的麻煩，當場完成文件的基礎架構。

這個方法除了開會時可以用，也很適合用來討論企劃案。

一般在籌備企劃案的過程中，大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員，看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。

收到回傳的檔案時，必須修改檔名才能存檔，像是在後面加上「第一版」、「第二版」，又或是「日期」、「審查人員的名字」，否則很容易搞混。

說實在話，你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎？一不小心還會出錯，既浪費時間又費心勞神。

Google員工從不用電子郵件傳送工作檔案。

他們直接將檔案存在「Google文件」裡，然後傳一封信給相關人員說：「資料已上傳，連結如下，請有需要的人於○月○日前上網編輯。

」讓大家各自在雲端上修改補充，逾時不候。

這麼一來，即便來不及在會議上編完文件，組員也可以在「GoogleHangout」上傳訊溝通，又或是開視訊會議進行討論，一起在線上完成編輯。

這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本，擺脫「弄錯版本」的惡夢。

傳統「編輯-->傳送-->編輯」的過程其實很浪費時間。

所以Google員工才會放棄使用電子郵件，採取當場合力編輯的方式。

最近越來越多企業推出跨公司的合作企劃案，雲端空間也成了雙方合作不可或缺的工具。

在雲端的輔助下，組員就無須同時到場開會，只要有空時再到雲端上確認檔案即可。

如果沒什麼特別的問題就不用報告，有問題再另行討論。

這樣不是很簡單嗎？ 怕大家誤會我在幫Google打廣告，在此特別補充，微軟（Microsoft）的Office365、蘋果（Apple）的iCloud等雲端空間也可以共享檔案喔。

勿用電子郵件「喬時間」 在規劃行程時，很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間，但他們不知道的是，這麼做只是在為自己找麻煩。

假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空，只要成員中有一個人無法配合，你就必須再發一封詢問另一個日程。

繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言，更別提不是每個成員都會立刻回信。

還記得有次我跟某家公司討論開會日期，對方跟我說：「我希望其他部門的人也能一起開會，我安排好時間後再聯絡你。

」結果這一安排，就花了兩天。

只是安排日程，有必要花到整整兩天嗎？ 工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上。

只要使用雲端功能安排行程，即可避免這些情形。

最近不少公司都推出行程管理系統，但員工頂多只能在上面預約會議室，實在可惜。

在此推薦大家使用功能更豐富的「Google日曆」（GoogleCalendar）。

比方說，你可以跟指定對象共同編輯行事曆，請他輸入會議等預定行程。

這麼一來，你的行事曆中就會自動出現會議行程，點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊，甚至可下載當天的會議資料。

在種種事先準備之下，開會當天就可省去不必要的開場白，直接進入主題，提升討論品質。

下屬有事找你時，也不用一來一往地「喬時間」了。

他可以在「Google日曆」中查詢你的行程，直接在雲端上預約你的時間。

如果你臨時有事，只要修改行事曆，對方就能查詢到。

有了雲端日曆，就不用一天到晚檢查電子信箱了。

不過，平常還是要對下屬做心理建設：「我如果臨時更改行程，不是故意放你們鴿子喔，是真的忙不過來。

」 很多時候只差上司點頭就可以開始執行了，卻因為不清楚主管的行程、不斷撲空，導致企劃遲遲未能開始。

因此，我特別推薦主管人員使用這個方法管理行程，在雲端上與下屬共享行事曆，下屬想要找上司，只要配合行事曆上的空檔即可。

如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空？」、「今天可以去找您嗎？」，其實也是變相在剝奪主管的時間，使用雲端日曆可節省彼此的時間，提升整體的工作速度。

我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開，同時與多位客戶共享行事曆，管理行程既方便又快速。

「Google日曆」可設定共享範圍，若有需要，也可以與特定使用者共享私人行程。

公私行事曆分開管理其實挺麻煩的，有時改了東就忘了西。

「Google日曆」可在同一個行事曆上管理公私行程，只要將共享對象分為幾個群組，就不用擔心發生遺漏的問題。

有些夫妻會在雲端上共用行事曆，每天晚上更新彼此的行程，藉此確定對方哪幾天回家吃晚餐。

這個方式比傳訊溝通更有效率，老婆只要查查行事曆，就能知道老公哪天要加班，當天就不用特別煮了。

善用行事曆可省去傳訊息一來一往的麻煩，讓溝通更順利。

「喬時間」是標準浪費時間的行為，想要分秒必爭，可先從這方面下手。

直接見面，事半功倍 用電子郵件較難把事情說明清楚，有時反而會拖到工作進度。

相信各位一定有這樣的經驗，來來回回傳了幾封郵件後，還是在雞同鴨講，搞不懂對方的用意。

遇到這種情形，建議你可以改用電話溝通，又或是約對方當面談。

再方便的溝通工具，都沒有「當面談」來得有效率。

與其打字打得要死要活，倒不如一句「我們當面談」，開啟Googlehangout視訊功能直接討論。

直接看到表情更能了解對方的想法，其溝通效果是文字、聲音所比不上的。

當面談還有一個好處，那就是可以當場解決問題不拖延。

富士達（Fujitec）的友岡賢二就讓電梯修理人員直接跟工程師視訊溝通，藉此提升作業效率。

很多人以為像Google這種資訊科技公司，肯定是利用電子郵件溝通工作。

說了你可能會嚇一跳，Google員工其實常常舉行小型會議。

Google公司裡到處都設有談話區，公共區域自是不必說，許多地方都設有桌椅、咖啡廳，供員工溝通交流。

Google開會的方式非常有效率。

他們發現問題後，會先評估需要哪些人來解決這個問題，隨後立刻召集四、五個必要人員來到現場，盡快開完會議。

很多人都以為「臨時召集」大家一定沒空，事實上卻是恰恰相反。

大多企業都習慣寄電子郵件跟參加者一一確認開會日程，既費時又費力。

開會的目的並非「集合」，而是「決議」，因此，只需召集幾名關鍵人員就夠了。

制度是死的，人是活的，即便是定期會議，也無須強迫全員到齊。

建議大家可因應需求變通，像是根據開會內容安排參加人員；重要成員因出差而無法到場時，可將會議延期；如果當天感覺討論不出什麼結果，也可直接取消會議。

寫信是「延遲」，交談是「即時」 看到這裡，你是不是也覺得電子郵件比想像中的更「棘手」呢？ 關於這一點，用「寫信」和「交談」的差異來說明，應該就很好懂了。

使用電子郵件溝通，你必須先寫信給對方，待對方回信後溝通才算成立。

這樣的通信過程快則一天，慢則得等上好幾天。

有些無法一次解決的問題，從第一封信到討論出結果可能得花費一週以上。

仔細想想，這種工作方式效率低的離譜。

A花幾天做好自己的部分後傳給B，B又花幾天做好傳給C。

重點是，A傳給B後，B不一定馬上有空做，導致過程中產生許多「空白」。

這還不是最糟的。

假設B做得很差，被上司要求重做，就會耽誤到後面的流程。

用這種方式工作，速度哪快得起來呢？ 但線上交談就不同了。

只要將成員拉進群組，就可直接在線上商議，當場做出結論。

先給成員幾天時間各自作業，再約個時間開會討論，不用花多少時間就能結案。

線上群組非常方便，成員無須到場，隨時隨地都可以上線討論。

屏除時差問題，無論你在日本、美國還是印度，都可以合作執行企劃案。

目前我有個顧問合夥人在紐約，事業夥伴也遍佈全球，包括矽谷、巴西、烏拉圭，他們經常在線上向日本成員回報工作狀況。

有趣的是，因為我們實在太常視訊了，根本感受不到距離，有時都忘了對方是在日本、紐約，還是倫敦，唯一顧忌的只有對方現在是不是睡覺時間。

據說知名拉麵店一風堂的總經理清宮俊之，就是透過「GoogleHangout」和國外聯絡。

除了「GoogleHangout」，市面上也有很多免費的視訊通話軟體，像是LINE、FacebookMessenger、蘋果的FaceTime普及率都相當高，一般上班族都可使用。

就拿我顧問公司的合夥人石原明先生來說吧，他是一名經營顧問，也幫忙許多創業新手調度資金。

他在和顧客交流的過程中，常用LINE向客戶說明自己的想法，又或是在線上與投資家交涉。

聽他說，最近他在處理某個案子時，分別用LINE和電子郵件和兩批人馬交涉，結果前者比後者更快完成了投資。

寫信是一種延遲行為，收到信後得深思熟慮一番才回信；交談則是一種即時溝通，當場解決，一次到位，兩者的速度差異皆反映在工作的成果上。

善用雲端功能可幫助你從根本改善工作模式。

想做出十倍成果嗎？想要只花十分之一的時間就完成工作嗎？請務必記住八字訣：「全體集合，一次解決」。

書籍簡介 Google神速工作術：如何在人工智慧時代保住你的飯碗？學會Google「10倍成長思維」，再忙也能創造10倍成果！ 作者：彼優特・菲利克斯・吉瓦奇譯者：劉愛夌出版社：平安文化出版日期：2018/02/26 彼優特・菲利克斯・吉瓦奇PiotrFeliksGrzywacz 出生於波蘭，曾旅居德國、荷蘭、美國等地，2000年遷居日本。

2002年出任貝利茲公司國際商務部門亞太地區主管，2006年轉任摩根史坦利培訓發展襄理，2011年進入Google負責人才發展業務，2014年轉攻全球化學習策略，活躍於人才培育、組織開發、領導能力開發等領域。

目前擔任「Pronoia」和「Motify」兩家公司負責人，其中「Pronoia」為經營顧問公司，為海內外各大企業提供商務策略、創新開發諮詢，以及幹部訓練、組織開發等服務；「Motify」則為全球性的人事管理系統公司，專門開發全新的工作模式，並提供諮詢建議。

他在日本定居十多年，以西方人的眼光對日本企業文化進行精闢的觀察與分析，他對合氣道和禪宗也有深入的了解。

本書出版後立即成為話題暢銷書，為太愛拖、太愛分析探討、太愛開會以致個人產值遠不及Google員工的日本上班族帶來振聾發聵的全新思考。

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