法規名稱： 政府文書格式參考規範

爰訂定政府文書格式參考規範（以下簡稱本規範），提供公務機關編撰政府文書之參考，以提高文書品質。

〔立法理由〕. 配合行政院組織改造，行政院研究發展考核委員會併 ... 目前線上：679人，瀏覽人次：686665222 會員登入| 加入會員 法規檢索 令函判解 英譯法規 裁判書 書狀例稿 契約範本 植根服務 相關網站 行政令函│司法判解 研討會訊息│植根雜誌 法規資訊 法規名稱： 政府文書格式參考規範 時間： 中華民國105年4月1日 所有條文 壹、緣起及說明 一、緣起 依據中華民國九十三年五月二十六日行政院第2891次會議院長提示： 請行政院研究發展考核委員會（一百零三年一月二十二日改制為國家 發展委員會）推動統一各種文書之版面，報核後頒行。

爰訂定政府文 書格式參考規範（以下簡稱本規範），提供公務機關編撰政府文書之 參考，以提高文書品質。

〔立法理由〕配合行政院組織改造，行政院研究發展考核委員會併入國家發展委員會， 爰併予修正相關文字。

二、說明 （一）本規範係依據文書處理手冊，以各機關通用之文書為主，訂定其 製作格式，各機關應依各項說明進行文件及表單之製作，惟因版 面之限制需調整者，由各機關自訂之，如機關全銜較長，需將字 型縮小編製於一行，或跨頁單一行需上移至前一頁時，得縮小行 距處理之。

（二）本規範係提供公務人員以最經濟及最有效率之方式編撰、閱讀、 簽名及管理政府文書，每位公務人員必須依據各種目的，選擇最 適合之文書格式，並以正確方式編撰政府文書。

〔立法理由〕一、刪除與文書處理手冊規定重複的部分，爰併酌修部分文字。

二、鑑於人民申請表單隨著各機關業務法令規定，而有不同需求，爰予以 刪除。

貳、公文 三、範圍 文書處理手冊規定之「令」、「函」、「公告」、「其他公文」（書 函、開會〔會勘〕通知單、簽、移文單、機密文書機密等級變更或註 銷建議〔通知〕單等）為範圍。

〔立法理由〕一、修正點次序號。

二、依據文書處理手冊，增列會勘通知單，並明定移文單等公文類別。

三、因文書處理手冊中公務電話紀錄格式明確，爰予自本規範刪除之。

四、共同格式 公文類之共同格式依據文書處理手冊、機關檔案管理作業手冊、機關 檔案保存年限及銷毀辦法等規定辦理。

（一）紙張：各機關公文用紙之質料及尺度： 1.質料：70~80GSM（g/㎡）以上米色（白色）模造紙或再生紙。

2.尺度：採國家標準總號五號用紙尺度A4。

（二）書寫方式：紙張以直式為原則，因版面編排需要，如會計報表等 欄位過多者，得採橫式；書寫方式採由左而右，由上而下之橫書 格式。

（三）邊界： 1.上緣：紙張上緣保留2.5公分±0.3公分。

2.下緣：紙張下緣保留2.5公分±0.3公分。

3.右緣：紙張右緣保留2.5公分±0.3公分。

4.左緣：紙張左緣保留2.5公分±0.3公分，裝訂線至左緣保留1. 5公分±0.3公分。

（四）字型：中文採楷書，英文及阿拉伯數字採TimesNewRoman字體 。

（五）行距：10點字行距10點±3點，12點字行距15點±3點，16點字行 距28點±4點，20點字行距36點±5點，未規定部分，各機關自訂 。

（1英吋的字為72點） （六）檔號：公文首頁右上方，10點字行距10點±3點，為便完整填列 ，預留2行。

（七）保存年限：公文首頁右上方，檔號下方，10點字行距10點±3點 。

（八）郵遞區號：數字五碼，依中華郵政公司郵遞區號表填列，範例： 10058。

（九）簽署原則：由左而右，由上而下簽署。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、公文書橫式書寫數字使用原則已明定於文書處理手冊中，爰併酌修本 規範之共同格式依據文字。

三、修正現行規定第七款及第八款檔號及保存年限說明文字，明訂檔號及 保存年限呈現於公文版面之相關規定。

四、刪除與文書處理手冊規定重複的部分，如現行規定第六款、第十款至 第十二款及第十四款，併酌修部分文字。

五、因應機關建議及考量國際通用慣例，增列英文及數字字型為TimesN ewRoman字體，各機關請依機關之規劃時程完成公文製作資訊系統字 型調整作業。

五、令 （一）字型大小： 1.機關全銜令（置中對齊）：20點字。

2.令內容等主要資訊（靠左對齊）：16點字。

3.發文日期、發文字號等普通資訊（靠左對齊）：12點字。

4.頁碼頁尾（置中對齊）等參考資訊：10點字。

（二）印信：蓋於發文字號及令內容之間右方，保留機關全銜至令內容 間7公分±2公分。

（三）範例：令。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、現行規定第一款序文刪除誤植之頓號、各目規定之字體大小及用詞名 稱順序對調。

六、函 （一）字型大小： 1.機關全銜函（置中對齊）：20點字。

2.受文者、主旨、說明等主要資訊（靠左對齊）：16點字。

3.機關地址、聯絡方式、受文者郵遞區號、受文者地址、發文日 期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、附件、正 本、副本等普通資訊：12點字。

4.頁碼頁尾（置中對齊）等參考資訊：10點字。

（二）書函比照前述原則辦理。

（三）範例：信封開窗紙本函、信封不開窗紙本函、電子發文函、函（ 稿）。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、現行規定第一款各目規定之字體大小及用詞名稱順序對調。

三、配合行政院組織改造，爰修正函範例使用已完成組改之機關名稱，併 修內容。

七、公告 （一）字型大小： 1.機關全銜公告（置中對齊）：20點字。

2.主旨、依據、公告事項等主要資訊（靠左對齊）：16點字。

3.發文日期、發文字號等普通資訊（靠左對齊）：12點字。

4.頁碼頁尾（置中對齊）等參考資訊：10點字。

（二）印信：蓋於發文字號及公告內容之間右方，保留機關全銜至公告 內容間7公分±2公分。

（三）範例：公告。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、現行規定第一款各目規定之字體大小及用詞名稱順序對調。

三、現行規定內政部公告內容已不合時宜，修正公告範例。

八、開會（會勘）通知單 （一）字型大小： 1.機關全銜函（置中對齊）：20點字。

2.受文者、開會（會勘）事由、開會（會勘）時間、開會（會勘 ）地點、主持人、聯絡人、電話及備註等主要資訊（靠左對齊 ）：16點字。

3.發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、附 件、出席者、列席者、附件、副本等普通資訊（靠左對齊）： 12點字。

4.頁碼頁尾（置中對齊）等參考資訊：10點字。

（二）範例：信封開窗紙本開會通知單、信封不開窗紙本開會通知單、 電子發文開會通知單、開會通知單（稿）、信封開窗紙本會勘通 知單、信封不開窗紙本會勘通知單、電子發文會勘通知單、會勘 通知單（稿）。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、現行規定第第一款各目規定之字體大小及用詞名稱順序對調。

三、配合文書處理手冊，增列會勘通知單，修正本點名稱，並增列會勘通 知單範例、格式。

四、依據文書處理手冊公告範例並配合行政院組織改造修正範例中之機關 名稱及內容。

九、下級機關首長對直屬上級機關首長簽 （一）字型大小： 1.機關全銜：20點字。

2.主旨、說明、擬辦（靠左對齊）：16點字。

3.頁碼頁尾（置中對齊）等參考資訊：10點字。

4.各機關內部簽字型大小得參照辦理。

（二）範例：下級機關首長對直屬上級機關首長簽。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、現行規定第一款各目規定之字體大小及用詞名稱順序對調。

三、依據文書處理手冊及參考目前行政院所屬各機關簽院案件格式，並配 合行政院組織改造，修正下級機關首長對直屬上級機關首長簽範例， 於範例中增加本例說明。

十、移文單 （一）字型大小： 1.機關全銜移文單、粗體（置中對齊）：20點字。

2.受文者、主旨等主要資訊（靠左對齊）：16點字。

3.機關地址、聯絡方式、受文者郵遞區號、受文者地址、發文日 期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、附件、正 本、副本等普通資訊：12點字。

4.頁碼頁尾（置中對齊）等參考資訊：10點字。

（二）範例：信封開窗紙本移文單、信封不開窗紙本移文單、移文單（ 稿）。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、現行規定第一款各目規定之字體大小及用詞名稱順序對調。

三、茲因金融監督管理委員會已完成組改，以致移文單內容不合時宜，爰 修正移文單範例。

四、新增信封不開窗移文單、移文單（稿）之範例。

十一、機密文書機密等級變更或註銷建議單 （一）字型大小： 1.機關全銜機密文書機密等級變更或註銷建議單（置中對齊） ：20點字。

2.受文者、主旨、說明等主要資訊（靠左對齊）：16點字。

3.機關地址、聯絡方式、受文者郵遞區號、受文者地址、發文 日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、附件 、正本、副本等普通資訊：12點字。

4.頁碼頁尾（置中對齊）等參考資訊：10點字。

（二）範例：信封開窗紙本機密文書機密等級變更或註銷建議單、信 封不開窗紙本機密文書機密等級變更或註銷建議單、機密文書 機密等級變更或註銷建議單（稿）。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、現行規定第一款各目規定之字體大小及用詞名稱順序對調。

三、配合行政院組織改造，修正機密文書機密等級變更或註銷建議單範例 。

四、新增信封不開窗紙本機密文書機密等級變更或註銷建議單、機密文書 機密等級變更或註銷建議單（稿）之範例。

十二、機密文書機密等級變更或註銷通知單 （一）字型大小： 1.機關全銜機密文書機密等級變更或註銷建議單（置中對齊） ：20點字。

2.受文者、主旨、說明等主要資訊（靠左對齊）：16點字。

3.機關地址、聯絡方式、受文者郵遞區號、受文者地址、發文 日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、附件 、正本、副本等普通資訊：12點字。

4.頁碼頁尾（置中對齊）等參考資訊：10點字。

（二）範例：信封開窗紙本機密文書機密等級變更或註銷通知單、信 封不開窗紙本機密文書機密等級變更或註銷通知單、機密文書 機密等級變更或註銷通知單（稿）。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、現行規定第一款各目規定之字體大小及用詞名稱順序對調。

三、配合行政院組織改造，及為避免公文範例中列舉行政院大陸委員會為 尚未組改之機關，組改後本規範須配合再修正機關名稱，爰修正機密 文書機密等級變更或註銷建議單範例使用已完成組改之機關名稱，併 修內容。

四、新增信封不開窗紙本機密文書機密等級變更或註銷建議單、機密文書 機密等級變更或註銷通知單（稿）之範例。

參、證書及獎狀 十三、證書及獎狀共同格式 （一）紙張：紙張基重及尺度大小由各機關學校自行設定，但應考量 保存性及不易毀損性。

（二）書寫方式：由左至右，橫式書寫或套印。

紙張得採直式或橫式 。

（三）字體：中英文字體各不超過2種。

（四）字體大小：字體大小不超過5種。

（五）式樣：各機關學校得自行設計。

（六）必備內容：證書（獎狀）名稱、受證（受獎）單位或個人全名 、受證（受獎）年月日、受證（受獎）字號。

（七）用印／署名：中文及中外文併列之證書及獎狀，應蓋用機關印 信及首長職銜簽字章，用印時，以蓋於證書及獎狀下方中間位 置為原則。

全外文之證書及獎狀，應蓋用機關印信及外文製發 之首長職銜簽字章或首長外文簽署。

惟為與國際接軌，是類證 書及獎狀以外文製發，如雙方協（約）定或依國際慣例，其蓋 用印信、章戳方式，得依其方式辦理。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、本規範第壹章第二點已說明依據為文書處理手冊，爰刪除現行規定「 請參照行政院九十四年一月函頒之文書處理手冊規定原則辦理」之文 字。

十四、證書 （一）教育用證書 1.必備內容 (1)學生姓名。

(2)出生年月日。

(3)院、系（所）（組）。

(4)畢業年月。

(5)授予學位名稱。

(6)發證日期。

(7)證書字號。

(8)外國學生須加註國籍。

(9)學生修習輔系或雙主修者，其證書應載明輔系或雙主修名 稱。

2.教育用證書注意事項 (1)證書由校長署名，如需副署，由各機關學校自行訂定。

(2)載明機關學校全名稱，加蓋機關學校印。

(3)如有黏貼照片，則於黏貼處加蓋鋼印。

(4)為預防遭仿冒，建議各機關學校依實際需求，製作防偽措 施。

(5)學位證明書之格式、內容比照學位證書，惟其內容需增列 「證書遺失，特予證明」。

3.範例：教育部畢業證書、教育部結業證明書、教育部資格證 明書。

（二）資格證書 1.必備內容： (1)證書名稱。

(2)證書字（編）號。

(3)發證日期。

(4)受證人姓名。

2.資格證書注意事項： (1)資格證書由核發機關首長署名，並蓋該機關印。

(2)為防止資格證書遭偽造，建議各核發機關依實際需求，製 作防偽措施。

(3)如有黏貼照片，建議於黏貼處加蓋鋼印。

(4)性別、國民身分證統一編號（身分證字號）、出生日期、 考試名稱等所需記載事項，核發機關可視各類考試或職業 資格等需求增加於資格證書之中。

3.範例：考試院考試及格證書、考試院證明書、客家委員會客 語能力認證考試合格證書、衛生福利部醫事人員證書、勞動 部中華民國技術士證書及內政部地政士證書。

〔立法理由〕一、依序修正點次。

二、現行規定第參章第四點證書、獎狀範例之畢業證書、結業證書及資格 證明書移列至本點。

三、依法務部全國法規資料庫英譯，現行規定畢業證書範例英文部分第五 行末「SupplementaryandContinuingEducationLaw」，修正為「 SupplementaryEducationAct」。

四、依法務部全國法規資料庫英譯，現行規定結業證明書範例英文部分第 六行「VocationalHighSchoolLaw」，修正為「VocationalSchoo lLaw」。

五、現行規定資格證明書範例英文部分第五行末「pass」及第六行「Voca tionalHighSchoolLaw」，「pass」文法勘誤及依法務部全國法規 資料庫英譯，修正為「passed」及「VocationalSchoolLaw」。

六、增列第二款資格證書內容及注意事項，並新增考試院考試及格證書、 考試院證明書、客家委員會客語能力認證考試合格證書、衛生福利部 醫事人員證書、勞動部中華民國技術士證書及內政部地政士證書範例 。

十五、獎狀 （一）必備內容 1.受贈（獎）人或單位。

2.受贈（獎）原因。

3.發狀機關學校。

4.發狀日期。

（二）範例：教育部感謝狀、國家發展委員會檔案管理局感謝狀、教 育部獎狀及國家發展委員會檔案管理局獎狀。

〔立法理由〕一、現行規定第參章第三點遞移至本點，並修正點次序號。

二、現行規定第參章第四點證書、獎狀範例中教育部感謝狀及教育部獎狀 移列至本點，並新增國家發展委員會檔案管理局感謝狀及獎狀範例。

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