在外商公司，英文書信往來就靠這一帖- 暘氏手札

In reply to your e-mail of Aug 06, … (回覆你8月6日的信件…) With reference to your email of Aug 06, … (有關你8 ... Skiptocontent 首頁»職場英語進修 最後更新日期：2021年08月17日 本篇是我個人在外商公司對於英文書信的歸納學習筆記，整理了許多過去信件往來所查詢使用的字句與資源。

商業英文書信往來並不求文情並茂，而是如何以最精簡的文字，並切中要點的表達所要傳遞的訊息給對方，重點訊息記得一個主題要分一段，如果在一封郵件裡要討論三個不同事件，就要分成三段，這樣對方才會一目瞭然。

以下通篇瀏覽、融會貫通保證英文書信無往不利，或可善用下方「目錄」，比對信件位置，並點選需要撰寫的情境作為查詢使用。

目錄 信件主旨開頭稱呼一般信件往來正式信件往來開頭問候該使用Dear還是Hi？寄件對象未知寄件對象有兩人以上寄件對象為一個團體開頭問候語一句簡單的問候，多了點溫度與人性如果需要正式一點的話若是想要跟進事情的話告知對方為何寫這封信如果想適當地私人一點的話或是突然想來點不一樣的話禮貌性表達對於對方的抱怨信件內容情境一、商務會議情境二、感謝對方情境三、回信表示收到了情境四、有附加檔案情境五、回報事情狀況或報告進度情境六、要求或提醒對方做事情境七、禮貌催促對方作業情境八、需要更多時間作業情境九、提醒對方遲未回覆信件情境十、回覆對方的來信提醒情境十一、提供協助或訊息情境十二、請對方給予建議或資訊情境十三、道歉/告知不好消息信件結尾情境一、期望(需要)對方回覆情境二、催促對方回覆或做事情境三、希望對方幫忙並予以感謝情境四、若有問題請聯繫我情境五、感謝對方幫忙情境六、與對方保持聯繫情境七、客氣道歉類收尾祝福信末敬語正式用法非正式用法簽名檔相關補充請假事由專案管理常用片語後記 信件主旨 關鍵字或表達信件的重要性與急迫性，前方可用中括號標註，後方再加入信件主旨。

標註專案名稱[IKF002]TFDAsubmissionpackageforyourreview標註關鍵字[Meetingminute]TCRAmonthlymeetingonJuly標註重要性或急迫性[Urgent]Pleaseprovidetheessentialdocumentatearliestconvenience 在前方中括號內標註自家公司名，對外廠商聯絡時可方便對方辨識。

[Linical]Quotationrequestfordocumenttranslation 開頭稱呼 根據信件性質與不同對象，會使用不同的稱呼： 一般信件往來 HiYang,HelloYang,*為非正式用法，多用於較熟識對象，語氣較為輕鬆自然。

正式信件往來 DearYang,DearMr./Ms.Yang,*為正式用法，適用於大部分情況。

開頭問候該使用Dear還是Hi？ 關於要用Dear還是Hi這個爭議，我也是信寫了好一陣子才慢慢領悟，這就好像中文在打招呼時說「您好」還是「你好」一樣，溝通的重點在「人」，表達自然會因人而異，說話如此，寫信也是如此。

使用Dear：有人認為專業正式有被尊重感，也有人認為過時嚴肅有距離感。

使用Hi：有人認為語氣親切口語輕鬆自然，也有人認為是在裝熟不被尊重。

因此，這並沒有所謂的標準答案，選用時可從「溝通對象」、「內容性質」與「文字語調」來判斷如何表達。

寄件對象未知 Dearsir/madam,*過去較常用，現為老式用法。

(sir用於男性，madam用於女性)Towhomitmayconcern,*連對方性別都未知且用在正式的情況下，可使用此稱呼。

寄件對象有兩人以上 HiYangandAaron,DearYang,Aaron,andJerry,*可直接寫出姓名，細心點的話可將職務越高的放在越前面稱呼。

*請注意：●Dears,●DearBoth,以上兩者皆非正確用法，與國外信件往來應盡量避免使用。

寄件對象為一個團體 Hiall,Dearall,HiEveryone,DearTeamMembers, 開頭問候語 如果與寄件對象並非第一次信件往來的話，國外習慣在郵件開頭先加一兩句問候語，就好像兩人見面時先寒暄一下，不會劈頭蓋臉連句好都不問就開門見山提出個人意見、問題或要求，感覺像是對方欠你的一樣。

也許有人不會在意這個細節，但如果遇到會在意禮節的人或是正好忙翻天又看到這種直接丟問題過來的信，可能連回信都不會想回了吧？ 如果之前聯繫過，也可盡量把上一次聯繫的郵件翻出來，接著那封郵件寫，這樣別人即使一時沒反應過來你是誰，看到之前的歷史記錄也會想起來。

以下整理幾個可以放在信件開頭的問候用語類型，視情況輪流使用，可避免給對方一成不變的感覺： 一句簡單的問候，多了點溫度與人性 Goodmorning/afternoon,(早安/午安)Goodday,(日安)Howareyoudoing?Howareyou?(你好嗎？)Howhaveyoubeen?(最近好嗎？)Hopealliswell.(希望一切安好)Hopeyouhadagreatholiday.(希望你度過了一個愉快的假期[國定假日])Hopeyouhadagreatweekend.(希望你度過了一個愉快的週末)Hopethisemailfindsyouwell.(希望你收到此信時一切都好)Ihopeyouenjoyedyourweekend.(希望你度過了一個美好的週末)Ihopeeverythingisfineonyourside.Ihopeyouareallfine.(希望你一切安好)Ihopeyou’redoingwell.(希望你一切進行順利)Ihopeyou’rehavingagreatweek.(希望你有個很棒的一週)Ihopeyou’rehavingawonderfulday.(希望你有個美好的一天) 如果需要正式一點的話 Allowmetointroducemyself.(請容我介紹自己)It’sgreattohearfromyou.(很高興接收到你的訊息)I’meagertogetyouradviceon…(我非常希望得到你對於…的建議)Thankyouforyouremail.(謝謝你的來信)Thankyouforyouremailabout/regarding…(謝謝你有關…的來信)Thankyouforallthegoodadviceyouhavegivenme.(謝謝你給我的好建議)Thankyouforreachingouttome.Thankyouforcontactingme.(謝謝你主動與我聯繫)Thankyouforreachingoutusregarding…(謝謝你主動聯絡我們有關…的事)Thankyouforgettingintouchwithusregarding…(謝謝你就…事情與我們聯繫)Thankyouforyourhelp.(謝謝你的幫助)Thankyoufortheupdate.(謝謝你更新訊息)Thankyouforthepromptreply.(謝謝你的迅速回覆) *在信件開頭表達感謝，是為了向對方先前的行動(協助)道謝。

若是想要跟進事情的話 Aspromised,(如先前所約定的)Aswediscussedonthephone,(如先前電話中所討論的)Couldyouprovidemewithanupdateon…(可否請您提供更新的…(消息))I’mcheckinginon…(我正在核對…)I’mgettingbacktoyouabout…(我想回覆你有關於…的事)Tofollowupourearlierdecisiononmeeting,(跟進我們早先在會議上的決定) 告知對方為何寫這封信 如果寄件的對象是鮮少往來戶，建議載明寫此封信的目的，幫助對方快速進入狀況。

例如：Iamwriting(thisemail)toaskabout…(後接名詞)Iamwriting(thisemail)toaskif…(後接子句)Iwouldliketo…(後接原型動詞)→此句為委婉的表達want的意思 Iwouldliketoletyouknow…(我想讓你知道…)Iamwritingtoinquire…(我寫信是想詢問…)Iamwritingtoenquireabout…(我寫信是想詢問有關…)Iamwritinginreferenceto…(我寫這封信是關於…)Afterhavingseenyouradvertisementin…,Iwouldliketo…(在看了你們於…刊登的廣告後，我想…)Inreplytoyoure-mailofAug06,…(回覆你8月6日的信件…)WithreferencetoyouremailofAug06,…(有關你8月6日的信件…)Afterhavingreceivedyouremailaddressfrom…,I…(我是從…得知你的email地址，我想…) ※Yang-Notes：電郵經常看到inreferenceto,about及regarding等字詞，意思皆為「有關」，但inreferenceto比regarding更爲正式，且兩者又都比about更正式。

所以無論是官方電郵、商業電郵或正式會議上，都可用inreferenceto和regarding。

通常inreferenceto用於「說明已經跟對方提過的事」，regarding的用法比較廣泛。

除此以外，還有其他選擇，例如：concerning、inconnectionwith、withreferenceto、inrelationto等。

如果想適當地私人一點的話 [MutualContact]recommendedmegetintouchwithyou([共同認識的人]推薦我與你聯繫)Ihopeyouenjoyedyour[eventorvacation](希望你享受你的[活動/假期])Itwasgreattoseeyouat[event](很高興能在[活動]遇見你)Howdidrecent[project]turnout?(最近的[案子]狀況如何？)Howisyourprojectgoingon?(你案子進行的還順利嗎？)Congratulationson[recentaccomplishment](恭喜你[近期的成就]) 或是突然想來點不一樣的話 Ithasbeenawhilesincewelastspoke.(從上次談話至今也過了一陣子)It’smeagain~(又是我~)I’llkeepthisshort.(我會長話短說)Justwhatyouwant:anotheremail!(正是你想要的：另一封郵件！) 禮貌性表達對於對方的抱怨 *用於三催四請，對方似乎都不太理睬你的要求或信件的時候 I’msorrytodisturbyouagain.I’msorrytobotheryou.(很抱歉麻煩你)Excuseme,Iwonderifyoucanhelpme? 信件內容 以下我會就個人目前在商業書信往來常會遇到的幾種情況做一個整理，後續也會持續更新： 情境一、商務會議 召開會議Iwouldliketocallameetingtodiscuss…(我想召開會議討論…)Iwanttotalktoyouoverthephoneregardingthenewproject.(我想跟你電話討論新專案)Iwouldliketocallameetingintheafternoonaboutournewproject.(今日下午我想就我們的新專案開會討論一下)*Yang-Notes：召開會議的固定用法是callameeting，而openameeting並非召開會議，而是宣告會議開場，意思有別。

安排會議arrange/organize/schedule/setup(安排)ameetingCanwescheduleameetingsometimenextweek?CouldyouorganizeaconferencecallthisFriday?Ineedtosetupameetingwithourprojectteamon06Aug2021.詢問對方在某時間是否可以與會IsthereanychanceofschedulingameetingthisFriday?Areyoufree/availableon06Aug2021?Canwemeeton06Aug2021?IsnextFridaymorninggoodforyou?Isuggestwehaveameetingon06Aug2021.Pleaseletmeknowifthedateisokayforyou.Couldyoupleaseletmeknowifyouareavailableforameetingon06Aug2021?HowaboutFridaymorning,say11:00a.m.?*Yang-Notes：這裡的say，意思是「比如說；例如」，常用作插入語。

※對於國外而言，在請求別人做事的時候，將Please用在句首的語氣聽起來是比較強的，給人感覺像是命令。

因此，通常會在前面加上Couldyouplease，會比較有禮貌些。

詢問對方何時可以與會Whattimedoyouhaveinmind?(你想要在何時開會？)Canwefindatimetomeet?(我們可以找個時間開會嗎？)如果對方提出的時間是允許的Sure,(date/day/time)isfinewithme.(date/day/time)soundsgood.Yes,(date/day/time)worksforme.Great,I’llseeyou(date/day/time).Thattimeisperfect.I’lltalktoyou(date/day/time).如果對方提出的時間無法配合I’mfree(date/day/time),butnot(date/day/time).Howabout(date/day/time),instead?I’mafraidI’mtiedup(date/day/time).Sorry,(date/day/time)isimpossibleforme.Anothertimeispreferabletome.Canwemakeitforanothertime?提醒何時有會議Iamwritingtoremindyouthatthereisameetingon06Aug2021at11a.m.insomewhere.(我寫信是為了提醒您在2021年8月6日上午11點於某處有一場會議)Themeetingwillbeheldinsomewhereon06Aug2021.(這場會議將在2021年8月6日於某處舉行)I’dliketoremindyouofthemeetingon06Aug2021.(我想提醒你在2021年8月6日有一場會議要開)回覆會準時參加會議Thankyouforyourkindnessinremindingmeofthemeeting.IcanmakesurethatIwillattendthemeetingontime.(謝謝你提醒我這次會議。

我可以保證我能按時參加會議)會議需要取消或延期時cancel(取消)/postpone(延期)/reschedule(重新安排)Weneedtopostponethemeetinguntilnextweek.(我們必須將會議延到下星期)講述會議過程Theagendaislistedbelow.(議程羅列如下)Theagendaisasfollows.(議程如下)Whoisgoingtotaketheminutes?(誰來做會議紀錄？)*Yang-Notes：會議紀錄不說notes或record，而是minute，即時間單位「分鐘」。

會議討論結束時Thankyouforyourparticipation.(謝謝各位的參與)會議議程結束時Thankyouallinattendancetoday.(謝謝大家今天來參加會議)*Yang-Notes：會議出席會慣用attendance，而participate雖然也有參與的意思，但更強烈的意義是置身其中參與討論。

會議結束後再提起Ameetingwasheldon06Aug2021todiscussnewtimelinefortheproject.(2021年8月6日有開一場會議，討論該專案的新時程) 情境二、感謝對方 感謝對方來信詢問自家公司服務或自己的意願Thankyouforcontactingus.(後可接about/regarding…帶出信件主題)Thankyouforreachingouttome.Thanksforreachingout!Thanksforgettingintouch!感謝對方回覆自己先前的郵件Thankyouforyourpromptreply.(對方在短時間回覆)Thankyouforgettingbacktome.(若對方回覆並非即時)感謝對方願意花時間回覆你詢問的事情Thankyoufortheinformation.(後可接about/regarding…來指具體提供的資訊)感謝對方的協助Thankyouforallyourassistance.Ireallyappreciateyourhelpinresolvingtheproblem.感謝對方不吝提出疑慮或反饋Thankyouforraisingyourconcerns.Thankyouforyourfeedback.如果需要對方幫助你某些事，可提前感謝對方的協助。

Thankyouforyourkindcooperation.Thankyouforyourattentiontothismatter.*此句意味著自己提出的請求是很重要的，希望對方能夠特別留意Thankyouforyourunderstanding.*如果己方做了或要求某件可能給對方帶來不便的事，可用這句話來提前表達謝意Thankyouforyourconsideration.*當你要求某件事或某個機會時，提前感謝對方的考慮 情境三、回信表示收到了 最常見的回覆Thankyouforyouremail.(謝謝你的來信)Thanksforrespondingsoquicklytomyrequest.(謝謝你這麼快回覆我的請求)較正式的用法ThisistoconfirmthatIhavereceivedyouremail.Thisistoacknowledgereceiptofyouremail.(確認已收到您的郵件)Ihavealreadyreceivedyourreplyandwillgetbacktoyoushortly.(我已收到你的回覆，並很快會回覆你)如果對方是回報一些更新的資訊或消息Iamdelightedthatitworkedoutandappreciatetheupdate.(我很高興這行得通並且感謝你的更新)Thanksfortheupdateonthesituation/issue.Thanksfortheupdatedinformation.*以上兩句，用於兩人的書信往來討論比較具體的事情時，對方給予回應和新的進度，適合用situation和issue來代指事情，用updatedinformation來形容對方所回覆的內容是更新的消息及資訊。

如果是回覆熟一點的對象可用Noted.(收到了/知道了)Wellnoted.(來信收悉)*note還有一個用法也經常用在email，就是asnoted，意思是「如前所述」。

例如：Asnotedinmyearlieremail…(就像我之前email提到的…)Asnotedabove…(如我前面所述…) ※Yang-Notes：需注意與Wellnoted相似的Wellreceived並非是表達「收到了」的意思，Wellreceived多用於演講或作品收到很好反應時的回應，指的是「被認同，或者被檢視過之後得到認可」。

所以當我們用Wellreceived就會變得「你認同對方觀點」，而不是「我已收到」。

情境四、有附加檔案 I’veattachedthefilesforyourreference.(我附加了檔案供您參考)I’mattachingmyCVforyourconsideration.(我附上我的簡歷供你考慮)Pleaserefertotheattachedreportformoredetails.Pleaseseethereportattached.(詳情請見附件的報告)Attachedisthemeetingminutes.(附件是這次的會議紀錄)Attachedpleasefindtoday’smeetingminute.(今天的會議紀錄請見附件)Iaddedsomecommentstothedocumentforyourreference.(我在文件上添加了一些備註，供你參考)Pleasereviewtheattacheddocumentsthoroughly.(請仔細檢視附件)Pleasefindattacheddocumentsforyourreview.(請見附件檔案供您審閱)Pleaseseetheattacheddocumentsforaquotationoftherequestedservices.(請參閱附件檔案內之服務相關報價)無法打開附件時的回覆IamafraidIcannotopenthefileyouhavesentme.Couldyousenditagainin…format?(很抱歉我無法打開你發給我的檔案，你能用…的格式再發一次嗎？)Sorry,butIcan’topenit.Canyousenditagainin…format?(抱歉，但我無法打開它。

你能以…的格式再次發送嗎？) 情境五、回報事情狀況或報告進度 Pleaseseemycommentsbelow.(請見以下我的評論)Myanswersareinbluebelow.(我的回答已用藍字表示於下方)Givemetimetoconsider.(我需要一些時間思考一下)I’llthinkaboutit.(我會考慮看看)→意思就是委婉的說noIconsiderbuying…(我考慮買…)(不是considertobuy)Pleasenotethat…(請注意…)Pleasebeinformedthat…(請知悉)Withreferencetoourrecentdiscussion,Iwouldliketo…(依據我們最近的討論，我想要…)Pleasebeadvised…(謹通知台端)→屬老派正式用法 ※Yang-Notes：請注意，沒有Pleasebenoted這種用法，以Please開頭的句子是祈使句，主詞You省略了，Pleasenote是請對方注意，說「請被注意」語意並不通。

※Yang-Notes：請注意，Pleasebereported的意思是「對方被告發」，而非「向對方報告」之意，須避免誤用。

情境六、要求或提醒對方做事 Couldyoupleaseletmeknowif…(請告訴我你能否…)Atyourconvenience,Iwouldreallyappreciateyoulookingintothismatter/issue.(如果可以，我希望你能仔細審查這件事)Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationonthismatter/issue.(您若是能夠就這件事提供更多的資訊就太好了)Pleasesignthisdocument.Thankyou!(麻煩你幫我簽署這份文件，謝謝)Couldyoupossibly…?(你可不可以…)Iwouldbegratefulifyoucould…Iwouldappreciateitifyoucould…(如果你可以…，我會非常感謝)*Yang-Notes：需注意，appreciate這個字後面是用來感謝「一件事情」，而不是感謝「人或對象」。

appreciate是一個及物動詞，後面需要有受詞，因此，如果後面是加if引導的子句，則需要在if前加上it，以虛主詞it表示被感謝的事。

Iwouldappreciateyourimmediate/promptattentiontothismatter.(很希望你能儘快關注此事)MayIsuggestyouask…(我想建議你去問…)(不是suggestyoutoask)Kindlyberemindedto…(請注意…)*Yang-Notes：Kindly當副詞時，可以用來緩和語氣，此處的Kindly相當於Please。

單獨使用kindly或please都可以，但如果併用，就多此一舉了。

但也有人認為kindly並不是很客氣的說法，本身有種不滿的意味，語氣也較please來得強，是較強烈的要求。

因此，要客客氣氣的說「請」，please會比kindly來得簡單且自然。

非正式用法Iwaswonderingifyoucould…(我想知道你能否…)Will/Wouldyoumind+Ving.(你介意…嗎)*Yang-Notes：Will/Wouldyoumind…這個用法其實有「要求對方照做」的意味存在，使用不當容易使對方覺得不禮貌，因此建議可以改用Couldyou或是Wouldyou的用法，既能表達要求又能不失禮貌。

Canyouhelpmewiththis?(你可以幫我嗎)WouldyoubeabletoV.(你能…嗎)Doyouthinkyoucould…?(你可以…嗎)*Yang-Notes：用問句來表達你的請求，是比較有禮貌的方式，可多使用情態動詞would、could和can。

Justtoremindyouthat…JusttoremindyoutoV.(只是要提醒你…)JustaquicknotetoremindyoutoV.(簡短的通知，提醒你…)Justafriendly/gentlereminderto…Justakindreminderto…(只是善意地提醒…) ※Yang-Notes：請注意，通常形容作為名詞的reminder(提醒)只會用kindreminder，而不會用kindlyreminder。

但如果用kindly會改為kindlybereminded或bekindlyreminded，譯為給對方友善的提醒，原因在於：雖然kindly也可作為形容詞使用，但更常被理解為副詞而後接動詞。

情境七、禮貌催促對方作業 Wouldyoupleasecheckmyemailbelowandprovideyouropinionsatearliestconvenience?(您能在下方查看我的電子郵件並儘快提供您的意見嗎？) ※Yang-Notes：…atyourearliestconvenience是最禮貌的請求快辦，適用於給歐美英語母語人士發請求，這是因為其他人士有可能會把這句誤解為atyourconvenience或者whenconvenienttoyourself當你方便的時候，這樣反而會產生反作用，畢竟你是希望對方快速處理需求的。

情境八、需要更多時間作業 As(原因),Imightneedonemoredayfor(事務).I’llcompleteitasapbutjustincaseIneedonemoreday,Ihopeyoucangrantmetheapproval.*這是禮貌向對方請求延長期限許可，常用於國際事務交辦的情況。

情境九、提醒對方遲未回覆信件 詢問對方是否有查看信件，並於其後說明原因：Iwaswonderingifyouhavehadachancetolookattheemailbelowyet.(我想知道您是否有機會查看下面的郵件)JustcheckingthattheemailIsentyouon[date]isokay.Ihaveto[dosomething]withyourfeedbackbeforeIcan[dosomethingelse].(只是確認一下我在[日期]發送給您的信件是否正常。

在我可以[做其他事情]之前，我必須先根據您的回覆來[做某件事])MayIknowifanyupdatesformyrequestbelow?Thankyou.(我可以知道我下方的請求是否有任何更新嗎？謝謝你)直接告知未收到回覆：Wehavestillnotreceivedaresponsefromyou.(我們還未收到您的回信)請對方提供能夠執行的期限：Couldyouletmeknowwhenyouwillbeabletodothis?(請告訴我何時可以執行？)設下期限，讓對方知道在期限內需要回覆：Pleasesendusthedesireddateby(date/time).(請在…前回信)Kindlyrespondbefore(date/time).(請在…前回覆)Kindlyletmeknowby(date/time).(請於…前讓我知道)*Yang-Notes：Kindly當副詞時，可以用來緩和語氣，此處的Kindly相當於Please。

單獨使用kindly或please都可以，但如果併用，就多此一舉了。

但也有人認為kindly並不是很客氣的說法，本身有種不滿的意味，語氣也較please來得強，是較強烈的要求。

因此，要客客氣氣的說「請」，please會比kindly來得簡單且自然。

*最後，建議在查詢進度後可留下這句，關心對方是否有什麼困難或苦衷：Pleaseletmeknowifyourequireanyassistancefrommyend.(如果你需要任何幫助，請告訴我) 情境十、回覆對方的來信提醒 Thankyouforyourreminder.Thanksforremindingme.(謝謝你的提醒)IwillcallyoubacknextMonday.(下週一會回電給你)謝謝別人善意提醒Thanksforyourkindreminder.Thanksforyourfriendlyreminder. ※Yang-Notes：請注意，通常形容作為名詞的reminder(提醒)只會用kindreminder，而不會用kindlyreminder。

但如果用kindly會改為kindlybereminded或bekindlyreminded，譯為給對方友善的提醒，原因在於：雖然kindly也可作為形容詞使用，但更常被理解為副詞而後接動詞。

情境十一、提供協助或訊息 I’llbepleasedtohelpyousortoutthisproblemassoonaspossible.(我很樂意幫助你盡快解決這個問題)Iwouldbeglad/delightedto…(我很樂意…)Iwillinvestigatethematter.(我會調查此事)Iwillcontactyoushortly.(我會盡快聯繫您)Wearehappytoletyouknowthat…(我們很高興通知您…)Weregrettoinformyouthat…(我們很遺憾地通知您…) 情境十二、請對方給予建議或資訊 Pleaseadvise…(請惠賜卓見)→屬於老派正式用法Letusknowyourthoughtson…Pleasetellus… 情境十三、道歉/告知不好消息 Ihavetoapologizethat…(我必須道歉的是…)Sorrythat…(遺憾的是…)Iamafraidthat(很遺憾…)Unfortunately,…(很不幸…)Ihopeyouwon’tmindmesayingthat…(我希望你不要介意我說…)正式用法Iapologizeforanyinconvenience.(我很抱歉造成的任何不便)Iwouldliketoapologizeforanyinconveniencecaused.(對由此造成的不便，我深表歉意)Pleaseacceptmyapologiesforthedelay.(因為延遲，請接受我的道歉)I’llmakesurethatthiswillnothappenagaininthefuture.(我將確保未來不會再發生這種情況)IamafraidIwillnotbeabletoattendtheconference.(我恐怕無法參加會議)非正式用法I’msorryforthetroubleIcaused.(對於我造成的麻煩，我很抱歉)Iapologizeforthedelay.(我為延遲道歉)Ipromiseitwon’thappenagain.(我保證不會再發生這種事)I’msorry,butIcan’tmakeittothemeeting.(對不起，我無法參加會議) 信件結尾 情境一、期望(需要)對方回覆 Ilookforwardtohearingfromyou.(期待能盡快聽到您的消息)Ilookforwardtoyourreply.(期待您的回覆)Wearelookingforwardtohearingfromyou.(期待能夠收到您的回覆)Lookingforwardtoyourreply/feedback.(靜候佳音)Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionon…(謝謝你，希望能聽到更多你對…的建議)Hopetohearfromyousoon.(希望早日收到你的消息) 情境二、催促對方回覆或做事 I’mlookingforwardtoyourpromptreply.(我正期盼著很快收到您的回覆)*Yang-Notes：lookforwardto後面須接Ving或名詞，如選擇使用「現在式」的句型(lookingforwardto)，就有表達「強烈期盼」的催促感。

Iwouldbegratefulforanearlyreply.Iwouldbethankfulforanearlyreply.Iwouldappreciateforanearlyreply.(若你能早日回覆，我會非常感激)Couldyougetbacktomeassoonaspossible?Couldyougetbacktomeatyourearliestconvenient?(你能盡快回覆我嗎？)*Yang-Notes：Atyourearliestconvenience雖然常用，但不及assoonaspossible來得直接。

Ihopethatthisjobwillbefinishedby(date/time).(我希望這個工作能在…前完成)Iwonderifyoucouldcheckthescheduleandseeifyouarerightontarget.(我想請你確認進度，看看是否按計劃進行中)Iwouldbegratefulifyoucouldgetbacktomeby(date/time).Itwouldbeappreciatedtohavethefeedbackby(date/time).(如果你能在…之前回覆我，我將不勝感激)Couldyoupleasereplytomeby(date/time)?Thankyou.(你能否在…之前回覆我？謝謝你)※Yang-Notes：對於國外而言，在請求別人做事的時候，將Please用在句首的語氣聽起來是比較強的，給人感覺像是命令。

因此，通常會在前面加上Couldyouplease，會比較有禮貌些。

情境三、希望對方幫忙並予以感謝 Thankyou.*這是最簡單的結束方式，不會有任何冒犯之處。

Manythanks.(非常感激)→這是比較正式的說法，適合用於電子郵件中。

Thanksalot,Thanksverymuch,Thankyouverymuch,Thankyousomuch,*以上幾個也是最基本也比較正式的說法。

Pleaseletmeknowifyoucouldhelpwiththismatter/issue.(請讓我知道您是否可以幫助解決此問題)*這句話有「若是對方覺得可以幫忙，麻煩告知」的意思，這樣也可以讓自己方便安排事宜。

Iwouldbegrateful/thankfulifyouwould/couldhelpwiththismatter/issue.Iwouldbeobligedifyouwould/couldhelpwiththismatter/issue.Iwouldappreciateitifyouwould/couldhelpwiththismatter/issue.*Yang-Notes：請注意，appreciate這個字後面是用來感謝「一件事情」，而不是感謝「人或對象」。

appreciate是一個及物動詞，後面需要有受詞，因此，如果後面是加if引導的子句，則需要在if前加上it，以虛主詞it表示被感謝的事。

Itwouldbeappreciatedifyouwould/couldhelpwiththismatter/issue.(如果您能幫助解決這個問題，我將不勝感激)*用法可為：Itwould/willbe(highly/much)appreciatedIwouldappreciateyourimmediateattentiontothismatter.(關於您對此事的關注，我們十分感激)Thankyouforanyhelpyoucanoffer…*此句即表達即使對方不能幫忙，對對方收覆郵件的時間與精力的付出也深表感激，是相當禮貌的表達方式Inanycase,thanksforyourhelp…*當向對方提出要求，可以用這樣委婉的方式結束。

基本上是在告訴對方，不論對方是否同意，都會尊重對方的決定。

Letmeknowifitisn’tfeasibleby[date],andI’llseewhatIcando.*這是對於自己逕行報告的內容或提出的要求可能不合時宜時的用法，如果對方覺得不可行也不太會對你的要求直接說不，頂多就是在設定的期限前給予其他的建議。

情境四、若有問題請聯繫我 Ifyouhaveanyquestions,pleaseletmeknow.Ifthereisanyquestions,pleaseletmeknow.(如有任何問題，請讓我知道)Ifyouhaveanyconcerns,feelfreetoletmeknow.(如果你有任何疑慮，可隨時讓我知道)Pleasecallmeifyouhaveanyquestions.(如有任何問題，歡迎與我聯繫)Pleasegivemeacallifyouhaveanyquestions.(如有任何問題，歡迎打電話給我)Ifyouhaveanyfurtherquestionsorconcerns,pleasedon’thesitatetocontactme.(若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯繫)PleasecontactmeagainifIcanhelpinanyway.(如有需要我的地方，請與我聯絡)Ifyouneedfurtherinformationorassistance,pleaserevert.(若需要更近一步的資訊與協助，請回覆)Feelfreetogiveyourcomments.(請隨時提出您的建議)Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!(歡迎您提供建議！)Pleaseadviseasnecessary.(請不吝賜教)Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.(如果開啟文件有問題，請與我聯繫)Pleaseadviseifnecessary.(若有任何建議，請您盡量提出)Ifyourequireanyfurtherinformation,feelfreetocontactme.(如果你需要更多資訊，歡迎與我聯繫)Shouldyouneedanyfurtherinformation/assistance,pleasedonothesitatetocontactme.(如果有任何需要，請不吝與我聯繫)PleasedoletmeknowifIcanbeoffurtherassistance.(如果我能進一步提供幫助，請告訴我) 情境五、感謝對方幫忙 Thankyouforyourkindsupportonthismatter!(謝謝你對於此事的支持)Thankyouforconsideringmyrequest.(謝謝你考慮我的要求)Thankyouforanyhelpyoucanprovide.(謝謝你提供協助)Iwillappreciateyourhelpwiththissituation.(很感謝你願意幫忙)Thankyouforyourtime.(感謝撥冗)Thankyouforyourtimeandconsideration.(感謝您的寶貴時間與考慮)Thankyouforyourkindcooperation.(謝謝您的合作)Thankyouforyourassistance.(謝謝您的協助)Thankyouagainforeverythingyou’vedone.(再次感謝您所做的一切)→這句用於信件開頭已經表達感謝，而最後想再次感謝對方過去所做的努力。

*在信件結尾表達感謝，往往意味著提前向對方後續的行動(協助)而道謝。

※Yang-Notes：請特別注意，常出現在商業信件文末的Thankyouinadvance(先謝謝你了)，其實對於外籍人士而言是一句引人反感的表達。

例如：Thankyouinadvanceforyourcooperation. 因為這種寫法已經假定別人一定要幫忙不可，給人自以為是且冒昧的感覺，建議移除inadvance這兩個字眼，或是使用以下用法代替： Thankyouforconsideringmyrequest.(謝謝你考慮我的要求)Iwillbegratefulforanyhelpyoucanprovide.(我很感謝如果你可以提供協助)Iwillappreciateyourhelpwiththissituation.(我會感謝你願意幫忙)Ihopeyouwillbeabletoprovidetheinformation.(希望你能提供更多資訊) 情境六、與對方保持聯繫 Ilookforwardtoseeingyou.(期待與你見面)Ilookforwardtoasuccessfulworkingrelationshipinthefuture.(期待未來有機會合作) 情境七、客氣道歉類 Sorryforanyinconvenienceitmaycause.(對於由此帶來的任何不便，我們深表歉意)Onceagain,Iapologizefortheinconvenience.(很抱歉，造成您的不便)Thankyouandsorryforanyinconvenienceitmaycause.Thankyou,andapologizeforanyinconvenienceitmaycause. 收尾祝福 西方文化的客套收場也同樣適用在電子郵件的商用書寫，如果感覺對了就在信件的結尾也補上以下幾句收尾的祝福吧！ Haveawonderfulweekend!*適用在即將週末的週五Iwishyouagoodday!*適用在平日早晨發信Haveagoodweek.(祝你有美好的一週)Staysafeandhealthy.*適用在疫情期間Staywarmandhavealovelyholiday!*適用在冬天即將放國定假期的時候，希望對方注意保暖並且預祝假期愉快 ※Yang-Notes：請注意，Iwishyouhaveagoodday是錯誤用法，因為wish後面直接加一個名詞當作受詞即可，不需再多加一個動詞，若真的希望將動詞接在wish後面，可以在動詞前加上to，就會變成不定詞(to+動詞)，不定詞可以當做名詞來使用：Iwishyouhaveagoodday.(X)Iwishyouaniceday./Iwishyoutohaveaniceday.(O) 信末敬語 正式書信往來都要加信末敬語，注意開頭記得要大寫，後方加逗號，下面接自己的名字。

正式用法 Bestregards,Bestwishes,Kindregards,Warmregards,Warmwishes,Sincerely,Yourssincerely,Respectfully,Respectfullyyours,Thankyou,美式用法有：Sincerelyyours,Sincerely,Yourstruly,英式用法有：Yoursfaithfully,*當信件開頭的問候語是使用DearSir/Madam,時Yourssincerely,*當信件開頭的問候語是使用姓氏時，例如DearMr.Yang 非正式用法 Best,Love,Yours,Peace,Thanks,Warmly,Cheers,Regards,Takecare, 簽名檔 一般我們會先在信箱中內建簽名檔，並載明自己的名字、職稱、公司與聯絡資訊，並於前方加上信末祝福語。

如此一來，每次寫信就不用再重複寫一樣的資訊。

例如： BestRegards,AaronShyeClinicalTrialAssociate,CODepartmentLinicalTaiwanCo.Ltd.No.2,Sec.3,MinshengE.Rd.,ZhongshanDist.,TaipeiCity104,Taiwan(R.O.C.)TEL:+886-2-1234-5678ext.123|Mobile:+886-123-456789Fax:+886-2-1234-5679|E-mail:[email protected] ※Yang-Notes：署名時，如果對方算是比較熟識的人，可以只留單名。

但如果是正式郵件或不熟識的對象，建議留全名加姓氏。

相關補充 請假事由 關鍵字全稱中譯PLPersonalLeave事假SLSickLeave病假FLFuneralLeave喪假ALAnnualLeave休假MLMaritalLeave婚假 專案管理 關鍵用語說明Definethescope建立專案涵蓋範疇Establishatimeline建立專案各階段里程碑時間表Specifytargetoutcomes設定具體可衡量目標或預期成果Determinenecessaryoutputs設定必要產出項目以達成最終設定的目標Putaprojectteamtogether選擇專案團隊成員並安排適當職務，以共同完成專案Recordmilestones當專案團隊完成階段性目標要予以記錄，作為專案進度的標記Createbaselinemetrics建立一套量度基準(metricsbaseline)，用以衡量績效，評估專案整體執行狀況。

Setabudgetcost設置專案執行成本與預算ProducedeliverablesDeliverable為可交付的成果，如報告或產品等執行專案必須完成的部分Executeriskmanagement執行專案風險管理 常用片語 Withregardsto關於Firstofall首先Inorderto為了Inaccordancewith/Accordingto根據(常用於句首)inlightof/onthebasisof根據、按照(常用於句中)becauseof/dueto/owingto因為、由於onbehalfof代表makeuseof運用bymeansof藉由Intermsof就…而論Tomyknowledge,就我所知AsfarasIamconcerned,就我(所關切的)來說Inaddition,/Also,而且、此外Inanycase無論如何Aslongas只要Ratherthan/Insteadof而非Inthatcase既然那樣Inspiteof不管、儘管Asfor至於Beinlinewith與…一致Inconclusion總之 後記 英文書信往來久了，相信大家漸漸就會發現，寫來寫去大概都是幾句常用的在使用，只要抓緊機會練習，無形之中就能運用自如，熟能生巧囉！ 最後，我想邀請大家也來與我一同進修成長，追蹤我在Instagram上的@yang_notes帳號，專門分享我所整理與學習的各種英文單字片語、口語對話以及影集佳句，Let’slearningEnglishtogether😊 希望大家都能真正喜歡上學習英文，並且順帶提升職場競爭力！ 本篇內容皆為匯集Yang個人英文書信往來曾經使用過的字句與網路學習資源。

若是在閱讀過程中有任何疑問或是發現勘誤，歡迎於下方留言討論或是與我聯繫，我一定都會看到並回應各位的~ 如果你覺得本篇內容實用，也對你有所幫助的話，歡迎幫我拍掌(點讚)5下或是在下方留言讓我知道，支持Yang繼續創作分享喔😊 您可能還會想看： 從生醫藥廠轉投入外商CRO：九個月歷程時間軸(首次轉職記錄) 【CRO&Pharma面試】經歷詳載與心得教戰分享(CRA,CTA,RA) 【英文履歷全攻略】應徵外商，不可或缺的英文履歷(Resume)—簡約專業風，四步驟客製化(自製範本分享) 轉職必看手札索引：與你一起逐步提升求職成功率 面試前：提高面試勝率必做的10項準備 文章導覽 ←上一篇手札下一篇手札→ 發佈留言 取消回覆 Yang-Notes職涯進修 近期文章 實體腫瘤的療效評估－RECIST標準 2022-06-03 抗腫瘤藥物臨床試驗－常見的療效終點(Endpoints) 2022-06-03 【臨床試驗初期】試驗前中心訪視(Pre-studysitevisit,PSSV)的前中後三階段剖析 2022-05-29 臨床試驗主文件(TMF)的架構與內容－EssentialDocument 2022-05-22 臨床研究筆記：臨床試驗常見之醫學檢驗項目彙整 2022-05-21 精選文章 從等待到錄取拿到錄取信(OfferLetter)後的注意事項... 從離職到待業【辭職信示例】該是離職的時候了，如何寫封正式電子辭... 從離職到待業【提出離職後】工作交接、移交清冊、離職昭告信、退出... 轉職心路【外商辭職信示例】給正在煩惱如何寫英文離職信(Re... 從等待到錄取【求職的收尾階段】婉拒Offer，信件與電話回覆經... 這裡都寫些什麼？ 離職評估 CRA的出差日常 待業空窗期 離職程序 求職 免疫療法 電子辭呈 特管辦法 自傳 從業見聞 COVID-19 臨床研究手札 面試準備 實用外掛 臨床研究委託 履歷撰寫 離職證明書 裸辭 轉職準備 免疫細胞治療 WordPress CRA 面試 Resume CV 臨床試驗 OfferLetter 工作交接 待業 疑難雜症 辭職信 癌症醫學 多益備考 CRO Coverletter 離職 婉拒offer 騎驢找馬 轉職 英語進修 網站統計